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Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht bei Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebskosten
RAW-Aktuell 7/2026
Die für ein häusliches Arbeitszimmer aufgebrachten Aufwendungen sind gem. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG nur unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebskosten von den Betriebseinnahmen abziehbar. Insbesondere muss das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bilden. Darüber hinaus müssen die Aufwendungen gem. § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat vor kurzem zu der Thematik Arbeitszimmer geurteilt. Das Urteil (BFH-Urteil vom 24.03.2026 – VIII R 6/24) behandelte die Streitfrage, ob eine Aufstellung der Aufwendungen, welche im Zusammenhang mit der Erstellung einer Steuererklärung auf Grundlage von gesammelten Belegen gefertigt wurde, den Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht i.S.d. § 4 Abs. 7 EStG genügt.
Mit der Entscheidung wurden klare Vorgaben an die Aufzeichnung durch höchstrichterliche Rechtsprechung festgesetzt.
1. Rechtliche Grundlagen des § 4 Abs. 7 EStG
Damit die Aufwendungen als Betriebskosten abziehbar sind, müssen diese gem. § 4 Abs. 7 EStG „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben“ aufgezeichnet werden. Dies kann durch eine Aufzeichnung auf einem gesonderten Konto oder in einer gesonderten Spalte der Buchführung erfolgen. Die für das häusliche Arbeitszimmer aufgebrachten Aufwendungen können im Rahmen einer Schätzung anhand der Jahresabrechnung ermittelt werden.
2. Sachverhalt
In dem von dem Bundesfinanzhof (BFH) zu entscheidenden Fall ging es darum, dass ein Steuerpflichtiger (Kläger) Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebskostenabzug für das Jahr 2017 geltend machte, wobei er die entsprechenden Belege jedoch nur über das Jahr gesammelt und erst bei der Erstellung seiner Steuererklärung aufgestellt hat. Seinen Gewinn hat der Steuerpflichtige durch eine Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt.
Das zuständige Finanzamt hat den Abzug nicht in voller Höhe anerkannt. Das Finanzgericht (FG) hat die darauf folgende Klage des Steuerpflichtigen abgewiesen. Es war der Auffassung, der Kläger habe seine Aufzeichnungspflicht nicht erfüllt und die Aufwendungen seien demnach schon dem Grunde nach nicht abzugsfähig.
3. Entscheidung des BFH
Der BFH hatte sodann darüber zu entscheiden, ob eine nachträgliche Zusammenstellung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer die inhaltlichen Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG erfüllen. Im Ergebnis ist der BFH der Ansicht des FG gefolgt und hat das Voraussetzungen der Aufzeichnungspflicht für nicht gegeben erachtet.
3.1. Kein Absehen von den Aufzeichnungspflichten des § 4 Abs. 7 EStG
Für Geschenke und Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 u. Nr. 2 EStG) hat der BFH entschieden, dass bei Freiberuflern, die ihren Gewinn mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, auch in sog. Bagatellfällen die Aufzeichnung gem. § 4 Abs. 7 EStG für einen Abzug erforderlich ist. Der BFH hat in vorstehendem Urteil klargestellt, dass entsprechende Grundsätze auch für den Abzug der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG) gelten.
3.2. Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG
Die Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG seien nach Ansicht des BFH nur dann gegeben, wenn der Steuerpflichtige sämtliche Aufwendungen aufstellt und wenn diese Aufstellung zeitnah zu den Aufwendungen erfolgt. Da der Steuerpflichtige die Belege lediglich über das ganze Jahr gesammelt und erst mit der Erstellung seiner Steuererklärung gesondert aufgestellt hat, sah der BFH eine zeitnahe Aufzeichnung für nicht gegeben. Darüber hinaus habe der Kläger dadurch, dass insbesondere die anteiligen Abschreibungsbeträge nicht geltend gemacht wurden, nicht sämtliche Aufwendungen aufgestellt.
Die Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht des § 4 Abs. 7 EStG sind mithin:
• eine zeitnahe Aufstellung der Aufwendungen sowie
• eine vollständige Aufstellung sämtlicher Aufwendungen
Auch die Erfassung der Aufwendungen im Formular der Einnahmen-Überschussrechnung genüge nach Ansicht des BFH den Anforderungen des § 4 Abs. 7 EStG nicht.
4. Fazit
Das Urteil verschärft die Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht der Aufwendungen gem. § 4 Abs. 7 EStG für den Fall der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 6b EStG). Die Vorgehensweise, Belege über das Jahr zu sammeln und erst im Rahmen der Steuererklärung gesondert aufzustellen, genügt diesen Anforderungen nicht.