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BEWIRTUNGSAUFWENDUNGEN – NEUES BMF-SCHREIBEN
RAW-AKTUELL 12/2021
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ist in einem neuen BMF-Schreiben auf die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass eingegangen.
Der Abzug von angemessenen Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgaben erfordert nach dem Einkommensteuergesetz vom Steuerpflichtigen einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Hierfür ist zeitnah ein formloses Dokument, der sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg zu erstellen. Erfolgt die Bewirtung durch einen Bewirtungsbetrieb, muss als Nachweis die Rechnung über die Bewirtung hinzugefügt werden.
Inhalt der Bewirtungsrechnung
Die Rechnung muss den Anforderungen des § 14 UStG entsprechen sowie maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Für Kleinbetragsrechnungen (Betrag bis zu 250 EUR) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein (nachfolgend wird geson-dert ausgewiesen, welche Anforderungen Kleinbetragsrechnungen nicht erfüllen müssen).
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Bewirtungsbetriebs
- Steuernummer/USt-IDNr. des Bewirtungsbetriebs
Nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
Nicht bei Kleinbetragsrechnungen, verpflichtende Angaben nach § 6 Kassen-SichV, wie z.B. die Angabe einer Transaktionsnummer bleiben davon unberührt.
- Leistungsbeschreibung
Menge und Art der gelieferten Leistung, z.B. Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet. Nicht ausreichend sind Beschreibungen, wie „Speisen und Getränke“, oder Verweise als Buchstaben, Zahlen, Symbole – wenn auch diese für umsatzsteuerliche Zwecke genügen, reicht dies nicht für den Betriebskostenabzug aus.
- Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
Ausreichend ist ein Vermerk „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Ein Datumsstempel oder handschriftliche Ergänzungen reichen hingegen nicht aus.
- Rechnungsbetrag
Für Trinkgeld gilt: Fehlt es an einem Ausweis des gewährten Trinkgeldes in der maschinell erstellten Rechnung, muss der bewirtete Steuerpflichtige dies schlüssig darlegen, z.B. durch eine Quittung:
- Name des bewirtenden Steuerpflichtigen
Nicht bei Kleinbetragsrechnungen.
Form der Bewirtungsrechnung
Wird vom Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem für die Kassenfunktion genutzt, so muss die Kasse mit einer zertifiziert technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
Mit dieser Verpflichtung gleicht nun auch die Verwaltung ihr Anforderungen an die Bewirtungsrechnung an: Eine Anerkennung der Aufwendungen erfolgt nur, wenn die Rechnung maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und mit Hilfe einer zertifiziert technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist.
Rechnungen in anderer Form, z.B. handschriftlich erstellte oder nur maschinell erstellte, erfüllen die Nachweisvoraussetzungen nicht, die darin ausgewiesenen Bewirtungsaufwendungen sind vollständig vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen.
Die Verwaltung beanstandet jedoch eine fehlende Umsetzung nicht bis zum 31.12.2022. Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Belege über Bewirtungsaufwendungen ist der Betriebsaus-gabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig.
Da der Steuerpflichtige keinen Einblick in die maschinelle Erstellung und Aufzeichnung des Bewirtungsbetriebs hat, darf der Steuerpflichtige im Allgemeinen von einer maschinell ordnungsgemäß erstellten und aufgezeichneten Rechnung ausgehen, wenn der Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion eine Transaktionsnummer, die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls (auch in Form eines QR Codes) aufweist.
Fällt die TSE aus, darf das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg, z.B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Für diese Belege ist ein Betriebsausgabenabzug grundsätzlich zulässig.
Angaben nach § 6 KassenSichV sind nicht zwingend erforderlich, wenn
- im Bewirtungsbetrieb nur unbare Zahlungen möglich sind oder
- die Bewirtung erst zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt wird und unbar bezahlt wird.
Es genügt dann der Rechnung den Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung anzuheften.
Digitale und digitalisierte Bewirtungsrechnungen
Wird der Nachweis vollständig elektronisch geführt, muss auf etwaige Formvorschriften geachtet werden. Der digitale bzw. digitalisierte Eigenbeleg des Steuerpflichtigen ist durch eine elektronische Unterschrift zu autorisieren. Das bedeutet, dass im Nachhinein keine Änderun-gen stattfinden dürfen, ohne diese zu dokumentieren.
Die Rechnung über die Bewirtung in einem bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungs-rechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
Der digitale oder digitalisierte Eigenbeleg und der Bewirtungsbeleg muss digital derart zusammengefügt werden oder durch einen Gegenseitigkeitsverweis markiert sein, sodass ersichtlich ist, aus welchen Bestandteilen der Nachweisbeleg besteht. Hierbei ist eine elektronische Verknüpfung, durch Index oder Barcode, zulässig.
Die Nachweiserfordernisse des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 2 und 3 EStG sind als
erfüllt anzusehen, wenn
- der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erfor-derlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
- der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
- der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
- das erstellte Dokument – in Fällen des § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 Satz 3 EStG zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) – oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
- bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28. November 2019 erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation be-schrieben werden.