Endspurt für die eRechnung – Was jetzt zu tun ist

RAW-Aktuell 8/2026

Seit dem 1.1.2025 gilt für alle Unternehmer im inländischen B2B-Bereich die Verpflichtung, sogenannte eRechnungen, also elektronische Rechnungen in einem bestimmten Datenformat, empfangen zu können. Gleichzeitig gilt, dass Unternehmer solche eRechnungen erstellen können, ab 1.1.2027 sogar erstellen müssen. Lediglich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800 TEUR gilt eine ein Jahr längere Übergangsfrist. Zudem sind Kleinunternehmer sowie Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. Banken, Versicherung, Vermietungen oder Ärzte) ganz generell frei in der Wahl ihres Rechnungsformats. Gleiches gilt bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR. Was man alles zu bedenken hat, kann man anhand der folgenden Checkliste prüfen.

Allgemeine Fragen

Gibt es einen Verantwortlichen für die Erfüllung der eRechnung-Pflicht?
Sind die gesetzlichen Fristen hinsichtlich der Einführung der eRechnung bekannt?
Wie sieht der Zeitplan des Software-Providers bezüglich der eRechnung aus?
Wie wird sichergestellt, dass bei Änderungen von Dauerrechnungen eRechnungen erstellt werden?
Gibt es interne Arbeitsanweisungen? / Wurde die Verfahrensdokumentation angepasst?
Wie erfolgt die Aufbewahrung der elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen?
Welche Kontrollen sind für das Funktionieren der neuen Prozesse vorgesehen?

Rechnungseingang – das ist zu tun

Gibt es einen zentralen Ansprechpartner für die Lieferanten bezüglich der eRechnungen?
Wie ist sichergestellt, dass bei den Eingangsrechnungen alle eRechnungen im Original in die Buchhaltung (ggf. zum Steuerberater) gelangen und dort verarbeitet werden?
Wie ist sichergestellt, dass bei hybriden Eingangsrechnungen der XML-Datensatz und nicht der sichtbare Teil verarbeitet wird?
Ist ein technisches System zum Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X) vorhanden? Ein normales E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
Ist sichergestellt, dass erkannt wird, ob eine eingehende Rechnung eine strukturierte E-Rechnung, eine sonstige Rechnung (z. B. PDF) oder eine Papierrechnung ist – nur die erste Kategorie erfüllt die gesetzlichen Anforderungen?
Wie werden die Eingangsrechnungen validiert, insbesondere auf Konformität mit der europäischen Norm EN 16931?
Wie erfolgt die Rechnungseingangsprüfung?
Werden eRechnungen mit Format- bzw. Inhaltsfehlern reklamiert?
Ist sichergestellt, dass bei allen (Online-)Einkäufen gewährleistet ist, dass der Lieferant erkennt, dass eine eRechnung erstellt werden muss (z. B. durch Überprüfung der vorhandenen/neuen Registrierungsdaten bei Internet-Marktplätzen)?
Werden bei strukturierten E-Rechnungen die Pflichtangaben nach § 14 UStG anhand des maschinenlesbaren Teils kontrolliert – und nicht nur anhand einer eventuell mitgelieferten PDF-Ansicht?
Ist eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung des strukturierten Datensatzes (nicht nur eines PDF-Sichtformats) für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sichergestellt?

Ergänzend gilt: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) sowie Fahrausweise (§ 34 UStDV) bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und können weiterhin in Papierform akzeptiert werden.

Rechnungsausgang – das ist zu tun

Ist klar, in welchen Fällen eRechnungen erstellt werden müssen?
Wie wird sichergestellt, dass es sich um einen Unternehmenskunden handelt und all dessen notwendige Daten vorhanden sind?
Wurden bereits die vorhandenen Kundenstammdaten überprüft/gepflegt und E-Mail-Adressen (sowie ggf. Einverständniserklärungen) der Kunden eingeholt? Gibt es hierfür eine (E-Mail-)Vorlage?
Gibt es eine Zustimmung von Nicht-Unternehmenskunden (z. B. über die AGB), dass auch in diesen Fällen eRechnungen ausgestellt werden können?
Welche Form der eRechnung soll für die Ausgangsrechnungen verwendet werden (XRechnung vs. ZUGFeRD/Factur-X bzw. alternatives Format)?
Ist geklärt, bis wann das eigene Unternehmen anhand des Vorjahresumsatzes noch sonstige Rechnungen ausstellen darf (Ende 2026 bzw., bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, Ende 2027)?
Wird für den Versand von PDF- oder sonstigen elektronischen Rechnungen während der Übergangsfrist die – nachweisbare – Zustimmung des Empfängers eingeholt und dokumentiert?
Ist die Rechnungsstellungssoftware bzw. das ERP-System in der Lage, Ausgangsrechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD/Factur-X-Format mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG zu erzeugen?
Sind Prozesse und Formate bereitgestellt, um auch vor Ablauf der eigenen Übergangsfrist auf Kundenwunsch bereits eine strukturierte E-Rechnung ausstellen zu können?
Wurden bestehende EDI-Übermittlungswege auf Fortführungsfähigkeit bis Ende 2027 sowie auf Anpassungsbedarf an die EN 16931 geprüft?
Wie ist sichergestellt, dass bei den Ausgangsrechnungen alle eRechnungen im Original in die Buchhaltung (ggf. zum Steuerberater) gelangen und dort verarbeitet werden?
Ist auch der Sonderfall für die Altteile-Steuer bedacht worden?

Ergänzend gilt: Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die umsatzabhängige Übergangsregelung; ab diesem Zeitpunkt ist grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze die eRechnung verpflichtend zu versenden, vorbehaltlich der genannten gesetzlichen Ausnahmen.

Wir empfehlen, die Umstellung der Rechnungsprozesse nicht auf die letzten Monate der jeweiligen Übergangsfrist zu verschieben, da Softwareanpassungen und interne Abstimmungen erfahrungsgemäß Zeit in Anspruch nehmen.

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