Gut(?) Ding will Weile haben

Wer seine Einkommensteuererklärung erstellt, Elterngeld beantragt oder in anderer Weise mit Finanz- oder Sozialversicherungsbehörden in Kontakt gerät, kommt häufig nicht darum herum, seine persönliche Steueridentifikationsnummer anzugeben. Diese soll jede natürliche Person eindeutig identifizieren und so dabei helfen, finanzielle Dinge in Verbindung mit dem deutschen Staat problemlos abzuwickeln. Nachdem dies nun seit mehr als 15 Jahren für natürliche Personen etabliert ist, erfolgt nun die Stufe Zwei dieses Digitalisierungsprojekts.

Seit dem 24. Oktober 2024 werden auch sogenannte Wirtschaftsidentifikationsnummern an wirtschaftlich tätige Personen, Personengesellschaften und juristische Personen vergeben. Denn nunmehr soll auch auf der unternehmerischen Ebene eine eindeutige Identifikation behörden- und registerübergreifend möglich sein, da die Wirtschaftsidentifikationsnummern für die Dauer der gesamten wirtschaftlichen Tätigkeit bestehen bleiben und sich nicht ändern. Hierzu erhalten alle wirtschaftlich tätigen Personen, Personengesellschaften und juristische Personen eine eindeutige Nummer, welche vom Grundsatz her im Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entsprechen soll. Das heißt, sie setzt sich aus den Großbuchstaben „DE“ und daran anschließend neun Ziffern zusammen. Daran können sich zudem noch eine oder mehrere fünfstellige Zahlenkombinationen anschließen. Im Gegensatz zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss die Wirtschaftsidentifikationsnummer jedoch nicht beantragt werden.

Bei Einzelunternehmern bleibt die persönliche Steueridentifikationsnummer auch nach Einführung der Wirtschaftsidentifikationsnummer in ihrer Funktion als eindeutiges Identifikationsmerkmal einer natürlichen Person im Verwaltungsverfahren erhalten. Insofern werden Einzelunternehmer zukünftig beide Nummern haben, denn im Gegensatz zur persönlichen Steueridentifikationsnummer wird die Wirtschaftsidentifikationsnummer zusätzlich und nur im Falle einer wirtschaftlichen Tätigkeit vergeben. Die Angabe der persönlichen Steueridentifikationsnummer bei Serviceleistungen der Steuerverwaltung ist somit auch weiterhin notwendig.

Die Vergabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer erfolgt im Wesentlichen in vier Schritten:

Zunächst wird die Wirtschaftsidentifikationsnummer an alle Unternehmen vergeben, denen bereits bis 30. November 2024 eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt wurde. Diese Vergabe erfolgt per öffentlicher Bekanntmachung im Bundessteuerblatt Teil I, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ab dem in der Bekanntmachung zu benennenden Stichtag auch als Wirtschaftsidentifikationsnummer gilt.

In einem zweiten Schritt wird allen weiteren wirtschaftlichen tätigen Personen, Kapital- und Personengesellschaften, die bis 20. November 2024 noch keine Wirtschaftsidentifikationsnummer erhalten haben, diese Nummer über deren Elster-Postfach mitgeteilt, wenn für den wirtschaftlich Tätigen oder seinen zur Vertretung im Umsatzsteuer-Verwaltungsverfahren Bevollmächtigten auf der Kommunikationsplattform der Finanzverwaltung unter www.elster.de ein Benutzerkonto eingerichtet ist.

Ab dem 1. Juli 2025 wird dann den verbleibenden wirtschaftlich Tätigen deren Wirtschaftsidentifikationsnummer per Post zugeteilt. Eine spätere Zuteilung der Nummer soll in jedem Fall nicht nachteilig für die betroffenen Unternehmer sein, da die Angabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer in steuerlichen Erklärungsvordrucken bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional ist.

Doch damit ist der Erteilungsprozess noch nicht abgeschlossen. Denn bei der erstmaligen Vergabe der Wirtschaftsidentifikationsnummer wird dieser am Ende stets das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal 00001 zugeordnet.

Übt ein Unternehmer mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten aus oder hat mehrere Betriebe bzw. Betriebsstätten, wird die Wirtschaftsidentifikationsnummer für jede einzelne seiner wirtschaftlichen Tätigkeiten, jeden seiner Betriebe sowie für jede seiner Betriebstätten um ein anderes fortlaufendes fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt. Hierfür wird eine Vielzahl von Daten erhoben und gespeichert:

Für Personengesellschaften, juristische Personen sowie wirtschaftliche Tätigkeiten/Betriebsstätten zu erhebende Daten:

Die Zuordnung der weiteren Unterscheidungsmerkmale erfolgt für die betroffenen Unternehmer in einem letzten Schritt ab 1. März 2026, so dass dann alle Tätigkeiten, Betriebe und Betriebstätten des wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungsverfahren eindeutig identifiziert werden können. 

Obwohl dieser Prozess sich also noch mehrere Jahre dauert, hat er doch bereits Auswirkungen auf die aktuelle Tätigkeit des Bundeszentralamts für Steuern. Gemäß einer Pressemitteilung jenes Amtes kommt es im Monat November 2024 zu Einschränkungen bei der Vergabe von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, da aus technischen Gründen Unternehmensdaten für einen kurzen Zeitraum nicht aktualisiert werden können. Auch bei der Beantragung oder Anforderung der erneuten Mitteilung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern über das Online-Vergabeformular kann es zu Verzögerungen kommen.

Das Bestätigungsverfahren von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern soll durch die technischen Einschränkungen grundsätzlich nicht beeinträchtigt sein. Das Bundeszentralamt weist aber ausdrücklich darauf hin, dass es bei Änderungen von Adressen oder Firmierungen zu Verzögerungen kommen kann. Die Abfrage deutscher Umsatzsteuer-Identifikationsnummern durch ausländische Geschäftspartner kann also kurzzeitig veraltete Daten anzeigen.

Die aktuell länger als üblich auftretenden Reaktionszeiten im Online-Bestätigungsverfahren ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern treten wohl unabhängig von der Systemumstellung der deutschen Daten auf.

In Deutschland gibt es über 100 verschiedene Register mit Unternehmensbezug. Ein Austausch erfolgt hier nur selten, obwohl Unternehmen nicht selten in mehreren Registern – und teilweise mit denselben Daten – erfasst sind. Aus diesem Grund baut die öffentliche Verwaltung das 2021 beschlossene Unternehmensbasisdatenregister auf. Ein wesentlicher Baustein hierfür ist die Wirtschaftsidentifikationsnummer. Durch sie können elektronische Datenverarbeitungen registerübergreifend verbessert und wirtschaftlicher gestaltet werden. Allein der Wegfall von Mehrfachmeldungen von Stammdaten an verschiedene Register erscheint dabei verführerisch. Daran lässt sich erkennen, dass Bürokratieabbau sowohl für Unternehmen als auch die öffentliche Verwaltung vorteilhaft sein kann.