Häufige Themenkomplexe in der Betriebsprüfung

Nachfolgend wollen wir Ihnen einen kurzen Überblick über Klassiker im Rahmen von Betriebsprüfungen geben.

Durch das Wachstumschancengesetz wurde die Grenze für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind ab dem 01.01.2024 auf 50 Euro (bisher 35 Euro) heraufgesetzt.

Grundsätzlich regelt das Einkommensteuergesetz, dass Aufwendungen für Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer nicht den Gewinn min­dern dürfen. Dieses Abzugsverbot soll verhindern, dass un­angemessene Repräsentationsaufwendungen auf die Allge­meinheit abgewälzt werden.

Von diesem Abzugsverbot gibt es aber die Ausnahme, dass ein Abzug als Betriebsausgabe doch zulässig ist, wenn die Anschaffungs- und Herstel­lungskosten des Geschenks die Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigen. Dabei ist zu be­achten, dass die Freigrenze von 50 Euro bei Unternehmern, die zum Vorsteuerabzug be­rechtigt sind, eine Netto-Grenze ist, während bei Unternehmern, die nicht zum Vorsteuerab­zug berechtigt sind, eine Brutto-Grenze vorliegt.

Geschäftspartner A bekommt eine Flasche Champagner zum Preis von 45 Euro netto geschenkt. Diese 45 Euro sind als Betriebsaus­gabe geltend zu machen. Die Vorsteuer ist abzugsfähig. Be­kommt A zu Weihnachten noch eine Flasche Wein im Wert von 20 Euro netto geschenkt, ist der Jahres­betrag von 50 Euro je Empfänger überschritten, dann ist ins­gesamt kein Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug mehr möglich.

Die 77,35 Euro müssen als Gewinn versteuert werden.

Das Geschenk, das der Geschäftspartner (nicht Privatkunden) erhält, müsste grundsätzlich von ihm als Ein­nahme versteuert werden. Das Gesetz sieht daher die Möglichkeit vor, dass der schenkende Unter­neh­mer, die auf das Geschenk entfallende Einkom­mensteuer des Beschenkten übernehmen kann. Dabei muss der Schenker das Pauschalierungswahlrecht aber einheitlich für alle Ge­schenke an Geschäftsfreunde, die innerhalb des Wirtschaftsjahres gewährt werden, aus­üben. Macht der Schenker davon Gebrauch, dann wird bei ihm eine Pau­schalsteuer in Höhe von 30 % (zuzüglich Solidaritätszu­schlag und Kirchensteuer) erhoben.

Von entscheidender Bedeutung ist zudem die Aufzeich­nungspflicht. Selbst wenn ein Ge­schenk betrieblich veran­lasst ist und die Freigrenze eingehalten wird, entfällt der Be­triebs­kostenabzug, wenn die strengen Aufzeichnungspflich­ten nicht eingehalten werden. So müs­sen Geschenke einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausga­ben aufgezeichnet werden.

Nach den Steuerrichtlinien der Finanzverwaltung ist die be­sondere Aufzeichnung u.a. erfüllt, wenn für jede Gruppe von Aufwendungen (Geschenke, Bewirtungskosten), ein beson­deres Konto oder eine besondere Spalte geführt wird. Zudem muss sich bei Aufwendungen für Geschenke aus der Bu­chung oder dem Buchungsbeleg der Name des Empfängers ergeben. Wichtig ist weiterhin, dass die Aufzeichnungen fortlaufend und zeitnah erfolgen.

Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:

Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen.

Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kommt es für die Zahl der Teilnehmer immer auf die anwesenden Teilnehmer an, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich.

Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Auf­wendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegen­über Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere,

Und was passiert mit der Umsatzsteuer?

Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass wenn der Betrag von 110,00 Euro brutto nicht überschritten wird, keinerlei Probleme bestehen, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Kostet die Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer mehr als 110,00 Euro brutto, dann liegt nach Auffassung der Fi­nanzverwaltung eine überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasste unentgeltliche Zuwendung vor. Folglich ist ein Vor­steuerabzug mangels Bezugs zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich.

Diese Auffassung wurde letztes Jahr auch noch durch den Bundesfinanzhof bestätigt.

Nach der gesetzlichen Definition sind Bewirtungsaufwendungen, Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen zum Verzehr bestimmte Genussmittel sowie dazugehörige Nebenkosten, wie etwa Trinkgelder oder Garderobengebühren.

Keine Bewirtung liegt vor bei Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, wie z.B. Kaffee, Tee, Wasser, Gebäck anlässlich betrieblicher Besprechungen, wenn es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Diese Aufwendungen können unbegrenzt als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Hingegen können Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abgezogen werden, soweit sie angemessen und korrekt dokumentiert sind.

Bei der Prüfung der Angemessenheit entscheidet immer der Einzelfall, eine verbindliche Obergrenze gibt es nicht. Die Finanzverwaltung stellt u.a. darauf ab, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen ebenfalls auf sich genommen hätte. So werden Kriterien, wie die Größe des Unternehmens, die Höhe des Gewinns und Umsatzes, der Umfang und die Intensität der Geschäftsbeziehungen sowie die Bedeutung des Bewirtungsanlasses für den Geschäftserfolg zur Beurteilung der Angemessenheit herangezogen.

Daneben müssen noch die Dokumentationspflichten berücksichtigt werden. Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung muss der Unternehmer Ort, Tag, Anlass der Bewirtung, Teilnehmer und Höhe der Bewirtung schriftlich aufzeichnen.

Bei Bewirtungen in Gaststätten muss eine maschinell erstellte Bewirtungsrechnung vorliegen, handschriftliche „Rechnungen“ auf dem „Kellnerblock“ reichen nicht aus.

Übersteigt die Rechnung 250,00 Euro brutto nicht, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten: Name und Anschrift der Gaststätte, Tag der Bewirtung, genaue Aufschlüsselung und Bezeichnung der verzehrten Speisen und Getränke, Bruttorechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuersatz und die Rechnungsnummer.

Bei Rechnungen über 250,00 Euro brutto müssen zusätzlich folgende Rechnungsangaben ent­halten sein: Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte, Bruttorechnungs­betrag inklusive Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag. Und vor allem auch der Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmers/Gastgebers. Unabhängig von der Höhe der Rechnung muss ein Bewirtungsbeleg erstellt werden. Auf die­sem müssen folgende Angaben enthalten sein:

Weiterhin schreibt das Gesetz vor, dass die Bewirtungsaufwendungen zeitnah, einzeln und getrennt von den anderen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden müssen. Dieses Erfordernis ist insbesondere dann erfüllt, wenn für die Bewirtungsaufwendungen ein eigenes Konto geführt wird.

In vielen, von uns begleiteten Betriebsprüfungen, stellen wir fest, dass die Betriebsprüfer ihr Augenmerk gerne auf das Thema Bewirtungsaufwand bzw. Aufwendungen für Geschenke legen. Gerade die formellen Anforderungen werden immer wieder überprüft. Sollte nämlich hiergegen verstoßen werden, sind diese Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben abziehbar, und zwar zu 100 % nicht. Und das ist ein leicht gefundenes, aber vermeidbares Mehrergebnis für den Betriebsprüfer und darauf ist die Betriebsprüfung ja aus.