NEUE MELDEPFLICHT AB 2025 - ELEKTRONISCHE KASSENSYSTEME, TAXAMETER UND WEGSTRECKENZÄHLER

Man glaubt es kaum, nach über 8 Jahren nach Bekanntgabe des eigentlichen Gesetzes tritt zum 01.01.2025 die digitale Meldepflicht für bestimmte elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) in Kraft. Geregelt ist sie in § 146a Abs. 4 AO i.V.m der sog. Kassensicherheits-Verordnung und verpflichtet denjenigen, der „aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems (…) erfasst“, bestimmte Daten digital an das Finanzamt zu melden.

Die Mitteilung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (eAS) an das Finanzamt hat grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des eAS zu erfolgen. Zunächst gibt der Gesetzgeber noch eine gewisse Kulanz. Für eAS, die vor dem 01.07.2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden gilt eine Übergangsregelung. In diesen Fällen hat die Meldung bis spätestens 31.07.2025 zu erfolgen.

EAS die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommen werden. Für diese eAS muss auch die Anschaffung mitgeteilt werden.

Folgende Daten sind dem Finanzamt digital zu melden:

Die Meldung hat grundsätzlich der Steuerpflichtige, beziehungsweise sein gesetzlicher Vertreter vorzunehmen.

Meldepflichtig ist jede Anschaffung, wofür bereits jeder Besitz ausreicht. Notwendig ist die Nutzung des eAS nicht. Gemietete, geleaste oder kurzfristig geliehene eAS fallen ebenso unter die Meldepflicht wie eAS, die zu Eigentum erworben wurden. Die Meldepflicht und Zuordnung des eAS zum Betrieb umfasst damit sämtliche eAS, die in einem Betrieb vorgehalten werden. Auf eine Nutzung oder die Art der Anschaffung kommt es nicht an.

Die Außerbetriebnahme setzt nach dem Willen des Gesetzgebers voraus, dass das eAS nicht mehr verwendet und auch nicht mehr im Betrieb vorgehalten wird.

Was mit „Vorhalten im Betrieb“ gemeint ist, wird nicht definiert. Nach dem gemeinen Sprachgebrauch lässt sich vermuten, dass das eAS nicht physisch im Betrieb vorhanden sein darf. Dies mutet zugleich seltsam an, denn schließlich darf der Eigentümer mit seinem Eigentum verfahren, wie er es möchte. Um sich hier keinen unnötigen Risiken auszusetzen, sollte entweder das eAS nach dessen Abmeldung vom Betriebsgelände entfernt werden oder die Abmeldung so lange nicht angezeigt werden, wie das eAS sich auf dem Betriebsgelände befindet.

Einzig nicht von der Meldepflicht umfasst sind eAS, die vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und auch nicht mehr im Betrieb vorgehalten sind und zuvor auch noch nicht dem Finanzamt gemeldet wurden.

Eindeutig ist der Fall des Verlustes oder der Zerstörung des eAS zu beurteilen. Da hier der Besitzverlust endgültig und unwiederbringlich erfolgt und damit die Nutzung ausgeschlossen ist, ist die Außerbetriebnahme zu melden.

Was ein „elektronisches Aufzeichnungssystem“ ist, hat der Gesetzgeber nicht ausdrücklich geregelt. Gewöhnlicherweise ist ein „eAS“ die zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte HardwareundSoftware, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnung erstellt. Damit entsteht erst durch die Verbindung von Software und Hardware ein meldepflichtiges eAS, was zu Verwirrung hinsichtlich des Anschaffungsdatums des Systems führen kann. Klar ist damit aber auch, dass derjenige der eine offene analoge Kasse (Geldbüchse, Schuhkarton etc.) verwendet nicht in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fällt.

Zu den meldepflichtigen eAS zählen beispielhaft und nicht abschließend:

Charakteristisch ist für diese Systeme, dass sie der Aufzeichnung und Dokumentation von eigenen Geschäftsvorfällen des Verwenders dienen. Dabei können mehrere Eingabegeräte einem eAS zugeordnet sein.

Zur Meldung des jeweiligen eAS stehen dem Meldepflichtigen drei Übermittlungswege zur Verfügung. Die Mitteilung erfolgt über das sog. ELSTER-Portal und kann dort auf drei unterschiedliche Wege erfolgen. Das sind die Direkteingabe, der Upload einer XML-Datei und die Datenfernübertragung.

Dagegen gelten beispielhaft folgende Systeme nicht als eAS im Sinne des § 146a AO:

Darüber hinaus hat eine Meldung für jede feste Betriebsstätte, die im Rahmen des Unternehmens unterhalten wird zu erfolgen. Nach Ansicht des BFH ist nicht jede Geschäftseinrichtung oder Anlage zugleich auch eine Betriebseinrichtung im Sinne dieses Gesetzes. Eine Betriebsstätte erfordert die Erfüllung örtlicher, zeitlicher und rechtlicher Kriterien. In örtlicher und zeitlicher Hinsicht hat eine Geschäftseinrichtung oder Anlage einen Bezug zu einem bestimmten Teil eines Grundstücks von gewisser Dauer aufzuweisen, um als Betriebsstätte zu gelten. Sie darf also nicht nur vorrübergehend bestehen. Darüber hinaus muss eine Betriebsstätte der dauerhaften Verfügungsmacht des „Haupt“-Unternehmens unterliegen.

Eine bloße flexible Verkaufsstelle, z.B. Verkaufsstand auf dem Christkindlmarkt, erfüllt folglich nicht die Voraussetzungen und ist damit nicht meldepflichtig.

Betreibt der Unternehmer mehrere Betriebsstätten, für welche er nur ein eAS verwendet, ist die Mitteilung für diejenige Betriebsstätte vorzunehmen, an welcher sie vorwiegend eingesetzt wird. Bei Unsicherheiten sollte das eAS an der Betriebsstätte der Geschäftsleitung gemeldet werden.

Verwendet der Unternehmer in einer Betriebsstätte eAS unterschiedlicher Hersteller, müssen alle Systeme in der Mitteilung zu dieser Betriebsstäte enthalten sein.

Die verwendeten eAS sind zusätzlich mittels einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Die Anforderungen an die TSE legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fest. Das Sicherheitsmodul erzeugt folgende Daten (Protokolldaten):

Die TSE protokolliert die einzelnen Vorgänge und dient als einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen. Ausfallzeiten und -grund einer TSE sind zu dokumentieren (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.6). Diese Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen. Der Unternehmer hat unverzüglich die Ausfallursache zu beheben und Maßnahmen zur Beseitigung zu treffen und sicherzustellen, dass die Anforderungen des Gesetzes schnellstmöglich wieder eingehalten werden.

Digitale Kassensysteme beobachtet die Finanzverwaltung längst genau. Beschlossen wurde die Meldepflicht im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Die Meldepflicht ergänzt die bereits bestehenden Vorkehrung der Einzelaufzeichnungspflicht, der Pflicht eAS durch technische Sicherheitseinrichtungen zu schützen sowie die Belegausgabepflicht, um die Manipulation von Kassensystemen in der Bargeldbranche zu bekämpfen. EAS müssen dafür über zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen verfügen. Diese protokollieren die maßgeblichen Daten, sodass für jede Transaktion eine Transaktionsnummer vergeben wird, um Lücken in den Aufzeichnungen erkennbar zu machen. Letztlich dienen all diese Maßnahmen dem Kampf gegen Geldwäsche und Steuerhinterziehung.