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Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen ab 01.01.2027
RAW-Aktuell 7/2026
Ab dem 01. Januar 2027 müssen gem. § 8 Abs. 2 BVV alle prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt für alle Arbeitnehmer in Deutschland, die von der Deutschen Rentenversicherung einer Betriebsprüfung unterzogen werden.
Entgeltunterlagen sind Unterlagen, die Arbeitgeber für jeden Beschäftigten für die Beitragsberechnung der Sozialversicherung und die Betriebsprüfung zu führen haben. Art und Umfang der Führung werden durch die Beitragsverfahrensverordnung, insbesondere durch § 8 BVV, festgelegt.
1. Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt grundsätzlich schon seit dem 01. Januar 2022. Arbeitgeber hatten bislang allerdings die Möglichkeit, sich auf entsprechenden Antrag von dieser Pflicht befreien zu lassen. Diese Möglichkeit endet mit dem 31. Dezember 2026.
Zu unterscheiden ist zwischen den klassischen Entgeltabrechnungen (monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Beitragsabrechnungen) und den begleitenden Entgeltunterlagen (ergänzende Dokumente, bspw. Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Nachweise und Erklärungen zur Versicherungsfreiheit etc.).
2. Änderungen ab 01.01.2027
Ab 2027 sind alle Arbeitgeber, die von der Deutschen Rentenversicherung einer Betriebsprüfung unterzogen werden, ausnahmslos von der Pflicht zur elektronischen Führung aller prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen betroffen.
Ausdrücklich von der Pflicht umfasst sind die in § 8 Abs. 2 BVV abschließend aufgelisteten begleitenden Entgeltunterlagen. Darüber hinaus sind aber auch die klassischen Entgeltabrechnungen elektronisch zu führen.
Die Unterlagen müssen digital und zentral gespeichert werden. Dabei muss jedes Dokument als eigene Datei geführt werden. Die Dokumente müssen transparent, nachvollziehbar und jederzeit überprüfbar sein. Zulässig sind PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff. Eine nachträgliche Änderung der Unterlagen darf nicht mehr möglich sein.
3. Fazit
Arbeitgeber müssen spätestens ab dem 01. Januar 2027 die entsprechenden Entgeltunterlagen elektronisch führen. Auch Arbeitgeber, die bislang auf entsprechenden Antrag von der elektronischen Führung befreit waren, sind von dieser Pflicht ab 2027 betroffen. Eine Ausnahmeregelung existiert sodann nicht mehr.