Private Pkw-Nutzung eines GmbH-Gesellschafters

Die private Nutzung eines betrieblichen Pkw durch den Gesellschafter-Geschäftsführer kann einige rechtliche und steuerliche Herausforderungen haben. Grundsätzlich stellt die Privatnutzung eines Firmenwagens einen geldwerten Vorteil dar, der lohnsteuer- und gegebenenfalls auch sozialversicherungspflichtig ist. Dabei sind insbesondere die richtige Ermittlung und Versteuerung dieses Vorteils – z. B. über die 1 %-Regelung oder ein Fahrtenbuch – ein zentrales Thema.

Zusätzlich können gesellschaftsrechtliche Fragestellungen entstehen, etwa wenn die Privatnutzung nicht eindeutig im Geschäftsführervertrag geregelt ist. In solchen Fällen besteht das Risiko einer verdeckten Gewinnausschüttung, was steuerliche Nachteile hat. Auch die Abgrenzung zwischen betrieblicher und privater Nutzung sowie die korrekte Behandlung von Kosten (z.B. Benzin, Wartung, Versicherung) führen in der Praxis oft zu Unsicherheiten. Eine sorgfältige vertragliche und steuerliche Gestaltung ist daher unerlässlich.

Eine verdeckte Gewinnausschüttung liegt vor, wenn eine Kapitalgesellschaft einem Gesellschafter außerhalb offener Gewinnausschüttungen einen Vermögensvorteil zuwendet, der nicht auf einem ordentlichen Gesellschafterbeschluss beruht und einem fremden Dritten unter gleichen Bedingungen nicht gewährt worden wäre.

Nach der Rechtsprechung des BFH ist die Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer nur dann als betrieblich veranlasst anzuerkennen, wenn sie auf einer fremdüblichen Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung beruht. Fehlt eine solche Vereinbarung oder wird der Rahmen dieser Vereinbarung überschritten bzw. einem ausdrücklichen Nutzungsverbot widersprochen, ist die Nutzung nicht oder nur anteilig dem Gesellschaftsverhältnis zuzurechnen.

In der Folge stellt eine derartige Nutzung sowohl bei beherrschenden als auch bei nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern eine verdeckte Gewinnausschüttung dar. Dies liegt darin begründet, dass dem Gesellschafter durch die nicht fremdübliche Überlassung ein wirtschaftlicher Vorteil zukommt, der nicht der allgemeinen Vermögenssphäre der Gesellschaft verbleibt, sondern das Ergebnis der Gesellschaft zu seinen Gunsten beeinflusst.

Eine Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung kann mündlich oder schriftlich zwischen der Kapitalgesellschaft und dem Gesellschafter-Geschäftsführer getroffen werden, schriftlich ist natürlich zu empfehlen. Dabei muss für einen objektiven Dritten eindeutig erkennbar sein, dass das Kraftfahrzeug durch die Kapitalgesellschaft aufgrund einer entgeltlichen Vereinbarung dem Gesellschafter-Geschäftsführer überlassen wird und die Vereinbarung tatsächlich durchgeführt wird.

Ist die private Nutzung des Pkw jedoch im Geschäftsführervertrag ausdrücklich gestattet, kommt eine vGA nicht in Betracht. Es handelt sich dann um steuerpflichtiges Arbeitsentgelt.

Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH im Rahmen eines wirksamen Geschäftsführervertrags den Firmenwagen auch privat nutzen darf, kann der geldwerte Vorteil grundsätzlich nach der gesetzlich vorgesehenen 1 %-Regelung versteuert werden. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten hierbei besondere steuerliche Vergünstigungen, der Bruttolistenpreis kann – je nach Fahrzeugtyp – auf 25 % bzw. 50 % reduziert werden. Diese Ermäßigung betrifft ausschließlich die Einkommensteuer, nicht die Umsatzsteuer.

Erfolgt die Überlassung des Fahrzeugs im Rahmen eines Anstellungsverhältnisses, ist von der Kapitalgesellschaft der Nachweis der tatsächlichen Durchführung der Vereinbarung zu erbringen – insbesondere durch eine zeitnahe Verbuchung des Lohnaufwands sowie die fristgerechte Abführung der Lohnsteuer und gegebenenfalls der Sozialversicherungsbeiträge.

Zusätzlich sind die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Kalendermonat um 0,03% des Brutto-Listenpreises zu versteuern. Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung sind zusätzlich anzusetzen, wenn dies öfter als einmal pro Woche erfolgt.

Auf Ebene der GmbH werden die Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen.

Die Überlassung eines Firmenwagens durch die GmbH an ihren Gesellschafter kann auch im Rahmen eines entgeltlichen Überlassungsvertrags erfolgen. In diesem Fall ist ein angemessener Gewinnaufschlag auf die Kosten anzusetzen, um dem Fremdvergleich standzuhalten.

Wird die Überlassung auf Grundlage eines entgeltlichen Überlassungsvertrags vorgenommen, muss auch in diesem Fall die Einhaltung der Vereinbarung dokumentiert sein, beispielsweise durch eine zeitnahe Belastung des Verrechnungskontos des Gesellschafter-Geschäftsführers.

Damit das Finanzamt den Mietvertrag anerkennt, sollte dieser schriftlich vereinbart sein und wie unter fremden Dritten tatsächlich durchgeführt werden.

Wird ein Firmenwagen vom Gesellschafter-Geschäftsführer zu privaten Zwecken genutzt, ohne dass ein entsprechendes Anstellungsverhältnis oder ein entgeltlicher Überlassungsvertrag mit der GmbH besteht, ist diese Nutzung als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) zu qualifizieren. Die vGA unterliegt beim Gesellschafter der Besteuerung als Einnahme aus Kapitalvermögen.

Für die Bewertung der vGA ist der Fremdvergleichsgrundsatz maßgeblich. Maßgeblich ist demnach der Betrag, den ein fremder Dritter für die Nutzung eines vergleichbaren Fahrzeugs unter marktüblichen Bedingungen entrichten müsste. Aus Vereinfachungsgründen akzeptiert die Finanzverwaltung zur Ermittlung des Vorteils auch die Anwendung der 1-%-Regelung nach § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG, sofern dies sachgerecht erscheint und die tatsächlichen Verhältnisse realitätsnah abbildet.

Auf der Ebene der GmbH ist die vGA als Maßnahme der Gewinnverwendung einzustufen. Sie darf den Gewinn nicht mindern und ist in der Steuerbilanz gewinnerhöhend zu berücksichtigen.

Es ist auch denkbar, dass der Gesellschafter einen Pkw erwirbt und diesen an die GmbH vermietet. In diesem Fall muss das zwischen den Parteien vereinbarte Mietentgelt dem Fremdvergleich standhalten und somit marktüblich sein. Erfolgt die Überlassung umsatzsteuerpflichtig, ist der Gesellschafter als umsatzsteuerlicher Unternehmer zu qualifizieren. Infolgedessen ist er grundsätzlich zum Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten des Fahrzeugs berechtigt. Die GmbH wiederum kann den Vorsteuerabzug aus den geleisteten Mietzahlungen in Anspruch nehmen. Diese Konstellation ist wirtschaftlich mit einem Leasingverhältnis vergleichbar. Ein mit einem externen Leasingunternehmen geschlossener Leasingvertrag ist steuerlich ebenso zu behandeln wie ein entsprechender Mietvertrag mit dem Gesellschafter, sofern die Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten.

Die Überlassung eines Dienstwagens der GmbH an ihren Gesellschafter-Geschäftsführer erscheint auf den ersten Blick einfach, erfordert jedoch eine genaue steuerliche Beurteilung, um Steuernachteile zu vermeiden. In der Praxis gestaltet sich häufig die Bestimmung des Nutzungsvorteils wegen zahlreichen Nachweisproblemen schwierig. Zur Vereinfachung lassen die Behörden die Ermittlung mit der 1%-Methode zu. Neben der 1%-Methode kann auch die Fahrtenbuchmethode angewendet werden. Es macht Sinn, die tatsächlichen Kosten anzusetzen, wenn der Umfang der betrieblichen Fahrten hoch ist. Außerdem kann die GmbH die tatsächlichen Kosten nur ansetzen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führt.