Umsatzsteuer-Identifikations-nummern - Einschränkungen bei der Abfrage

Wenn Lieferungen oder sonstige Leistungen an Unternehmen im europäischen Ausland erbracht werden, können diese grundsätzlich ohne Umsatzsteuer berechnet werden. Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass der leistende Unternehmer überprüft, ob die dem Leistungsempfänger zugeordnete Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Leistungszeitpunkt gültig ist. Wie die Finanzverwaltung im Juni 2025 mitgeteilt hat, wird es ab dem 20. Juli 2025 bei der Gültigkeitsprüfung zu Einschränkungen kommen.

Bislang konnten ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sowohl schriftlich als auch telefonisch sowie über dessen Homepage beim Bundeszentralamt für Steuern auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden. Ab dem 20. Juli 2025 werden die beiden erstgenannten Abfragemöglichkeiten wegfallen. Das heißt, ab dem vorgenannten Termin, wird es ausschließlich möglich sein, die Gültigkeitsabfrage über das Internet vorzunehmen. Dort wird weiterhin sowohl eine einfache als auch eine qualifizierte Abfrage möglich sein. Ebenso bleibt die Aufbewahrungspflicht für die Abfrageergebnisse der Einzelabfragen. Auch die automatisierte Abfrage mehrerer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern wird weiterhin möglich sein.

Einschränkend kommt hinzu, dass man für die Gültigkeitsabfrage zwingend eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben muss. Dies war bislang anders. Bisher reichte es auch aus, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abfragenden lediglich beantragt war.

Die Neuerungen bei der Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer stellen also eine Einschränkung im Vergleich zu den bisherigen Möglichkeiten dar. Besonders bedauerlich ist unseres Erachtens der Wegfall der telefonischen Abfrage. Denn diese wurde erfahrungsgemäß häufig genutzt, wenn es Probleme mit der Schreibweise der in der Datenbank hinterlegten Daten gab. Eine Lösung hierfür bietet zumindest in manchen Fällen die VIES- oder MIAS-Abfrage bei der Europäischen Union (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation). Diese nutzt dieselbe Datenbank wie das Bundeszentralamt für Steuern, bietet aber einen Vorteil. Wenn dort eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer abgefragt wird, wird bei manchen Ländern der in der Datenbank hinterlegte Inhaber der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die zugehörige Adresse automatisch angezeigt.