ERSTELLUNG EINER VERFAHRENSDOKU­MENTATION NACH GOBD

Haben Sie sich schon einmal tiefergehend mit der Verfahrensdokumentation bei der Abwicklung Ihrer Buchhaltung auseinandergesetzt? Sollte Ihre Antwort „Nein“ lauten, wird es allerhöchste Zeit! Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – verändern die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Die GoBD wurden zuletzt im Jahr 2019 umfassend reformiert.

Hat das Fehlen einer Verfahrensdokumentation die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung zur Folge?

Um sich einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen zu können, verlangen Betriebsprüfer nach unseren Erfahrungen in jüngerer Vergangenheit verstärkt die Vorlage einer sog. Verfahrensdokumentation, die den Aufbau Ihrer steuerrelevanten Hard- und Software sowie den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig beschreibt.

Die Betriebsprüfer analysieren die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Weg der steuerrelevanten Daten. Hierzu müssen Beschreibungen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Ebenso wird die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen überprüft. Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen ist, dass seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet wurde. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten, mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Dies kann Sicherheitszuschläge von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze bedeuten.

Positive Effekte einer Verfahrensdokumentation

Es besteht faktisch eine Verpflichtung nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten und auf Nachfrage einem Betriebsprüfer vorlegen zu können.

Bereiche in denen wir erfahrungsgemäß Verfahrensdokumentationen für sehr wichtig erachten.

Diese Dokumentationen müssen alle Neuerungen inhaltlich und zeitlich lückenlos enthalten, damit sie GoBD-konform sind. Daher müssen sie bei Anpassung von Abläufen der Systeme (eingesetzten Software) oder Verfahren die Änderungen und Auswirkungen in einer aktualisierten Verfahrensdokumentation dokumentieren.

Die Verfahrensdokumentation ist vor allem bei der Erstaufnahme mit viel Arbeit sowohl extern als auch intern verbunden. Es besteht die Möglichkeit über die BAFA einen Zuschuss zu den Kosten der Beratung zur Verfahrensdokumentation zu erhalten.

Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens, wir unterstützen Sie gerne.

Die GoBD bedürfen zweifelsohne der näheren Erläuterung und einer stetigen Prüfung der ordnungsgemäßen Umsetzung in der DV-gestützten Buchführung Ihres Unternehmens. Denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher liegt allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt. Wir empfehlen Ihnen, warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen entwickeln können.