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ERSTELLUNG EINER VERFAHRENS-DOKUMENTATION NACH GOBD AUTOHAUS
AUTO-STEUERN-PRAXIS VOM 14.06.2022
Haben Sie sich schon einmal tiefergehend mit der Verfahrensdokumentation bei der Abwicklung Ihrer Buchhaltung auseinandergesetzt? Sollte Ihre Antwort „Nein“ lauten, wird es allerhöchste Zeit! Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – verändern die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Die GoBD wurden zuletzt im Jahr 2019 umfassend reformiert.
Hat das Fehlen einer Verfahrensdokumentation die Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung zur Folge?
Um sich einen Überblick über die Buchhaltung verschaffen zu können, verlangen Betriebsprüfer nach unseren Erfahrungen in jüngerer Vergangenheit verstärkt die Vorlage einer sog. Verfahrensdokumentation, die den Aufbau Ihrer steuerrelevanten Hard- und Software sowie den Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig beschreibt.
Die Betriebsprüfer analysieren die steuerrelevanten Prozesse, IT-Systeme und Programme sowie den Weg der steuerrelevanten Daten. Hierzu müssen Beschreibungen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Ebenso wird die Revisionssicherheit von Warenwirtschafts- und anderen Vorsystemen überprüft. Besonders wichtig bei Nutzung von Registrier- und PC-Kassen ist, dass seit dem 01.01.2018 die Möglichkeit einer sogenannten Kassen-Nachschau eröffnet wurde. Hier können Finanzbeamte ohne vorherige Ankündigung zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung erscheinen.
Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation kann einen formellen Mangel der Buchhaltung bedeuten, mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung. Dies kann Sicherheitszuschläge von bis zu 10% auf die erklärten Umsätze bedeuten.
Positive Effekte einer Verfahrensdokumentation
- Sie erfüllen die Anforderungen der Finanzverwaltung und erreichen Revisionssicherheit, um Schätzungsbefugnisse zu vermeiden, da das Fehlen einer Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel in der Buchhaltung bedeuten kann. Es besteht faktisch eine Verpflichtung nach den GoBD eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten und auf Nachfrage einem Betriebsprüfer vorlegen zu können.
- Oftmals kommen Verbesserungsmöglichkeiten zum Vorschein, welche Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen.
- Klärung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Vertretungen rund um die buchungsrelevanten Prozesse.
- Sie erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.
- Durch das Interne Kontrollsystem (IKS) als Bestandteil der Verfahrensdokumentation erhöhen Sie als Unternehmer Ihre Haftungsabsicherung.
Bereiche in denen wir erfahrungsgemäß Verfahrensdokumentationen für sehr wichtig erachten.
- Kassensysteme - wenn Sie Kassensysteme in ihrem Unternehmen nutzen, ist bereits seit dem 01. Januar 2018 zusätzlich die Verpflichtung über den Bereich eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung als ordnungsmäßige und vollständige Kassendokumentation für eine jederzeit mögliche Kassennachschau vorzuhalten.
- Belegersetzendes Scannen – bedeutet, sie können nach dem Scannen Papierdokumente in bestimmten Bereichen vernichten. Oft geschieht dies in der Praxis bereits ohne, dass eine entsprechende Dokumentation hierüber vorliegt. Dies setzt eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation der Prozesse und Sicherung in diesem Bereich voraus.
- Elektronische Belege - Rechnungen und Belege die aus Vorsystemen kommen, (per E-Mail). Hier ist ein GoBD konformes sichern von Rechnungen wichtig.
- Die Systeme und Schnittstellen - diese sind zu beschreiben und zu dokumentieren (Veränderbarkeit von Daten ohne Protokollierung ist nicht GoBD-konform). Hierunter sind die Buchhaltungsrelevanten IT-Systeme, verpflichtend zu dokumentieren
- Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
- Kassensystem (PC- oder Registrierkasse)
- Warenwirtschaft- und Faktura- Systeme, Auftrags- und Projektverwaltung, Materialwirtschaft
- Zahlungsverkehrssysteme
- Cloud-Systeme (Online-Datenaustausch)
- Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Archivsysteme
- Zeiterfassungssysteme, die zur Verbuchung im Rechnungswesen führen
- Berechtigungskonzepte / Sicherungssysteme
- Rechnungseingang
- Onlineshop
- Schnittstellen
Diese Dokumentationen müssen alle Neuerungen inhaltlich und zeitlich lückenlos enthalten, damit sie GoBD-konform sind. Daher müssen sie bei Anpassung von Abläufen der Systeme (eingesetzten Software) oder Verfahren die Änderungen und Auswirkungen in einer aktualisierten Verfahrensdokumentation dokumentieren.
Die Verfahrensdokumentation ist vor allem bei der Erstaufnahme mit viel Arbeit sowohl extern als auch intern verbunden. Es besteht die Möglichkeit über die BAFA einen Zuschuss zu den Kosten der Beratung zur Verfahrensdokumentation zu erhalten.
Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Unternehmens, wir unterstützen Sie gerne.
David Gaevert
IT-Auditor IDW
Kommentar:
Die Verfahrensdokumentation ist nur etwas für große Unternehmen, das ist ein oft verbreiteter Irrtum! Prozesse und Strukturen weichen oft von der gelebten Struktur im Unternehmen ab. Daher ist die Aufnahme und lückenlose Aktualisierung einer Verfahrensdokumentation als Chance für das Unternehmen zu sehen. So können Abläufe und Arbeitsprozesses überdacht und optimiert werden. Die GoBD bedürfen einer stetigen Prüfung der ordnungsgemäßen Umsetzung in der Buchführung Ihres Unternehmens. Denn die Verantwortung für die ordnungsgemäße Führung elektronischer Bücher liegt allein beim Geschäftsinhaber (Steuerpflichtigen). Dies gilt auch dann, wenn der Gewerbetreibende einen Dritten beauftragt. Wir empfehlen Ihnen, warten Sie nicht und sprechen Sie uns an, damit wir gemeinsam eine schnelle und rechtssichere Lösung rund um das Thema Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen entwickeln können, die Größe Ihres Unternehmens spielt dabei keine Rolle.
Maximilian Appelt
Rechtsanwalt | Steuerberater
