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Wirtschafts-Identifikationsnummer: Was Unternehmen und Selbstständige jetzt wissen müssen
RAW-Aktuell 6/2026
Seit Oktober 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) schrittweise Wirtschafts-Identifikationsnummern (W-IdNr.) an alle wirtschaftlich tätigen Personen, Personengesellschaften und juristischen Personen in Deutschland. Der Vergabeprozess läuft noch und bringt konkrete Pflichten mit sich – insbesondere im Hinblick auf Impressumsangaben auf Homepages. Wer jetzt nicht handelt, riskiert, gegen gesetzliche Anforderungen zu verstoßen.
In Deutschland existieren über 100 verschiedene Register mit Unternehmensbezug. Diese arbeiten weitgehend isoliert voneinander, obwohl Unternehmen häufig in mehreren Registern erfasst sind – oft mit denselben Stammdaten. Mehrfachmeldungen sind die Regel, ein automatisierter Datenaustausch die Ausnahme.
Um diesem Flickenteppich zu begegnen, hat der Gesetzgeber 2021 das sogenannte Unternehmensbasisdatenregister beschlossen. Ein zentrales Element dieses Registers ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer. Mit ihrer Hilfe sollen Behörden künftig register- und verwaltungsübergreifend auf einheitliche Unternehmensdaten zugreifen können. Mehrfachmeldungen von Stammdaten sollen damit der Vergangenheit angehören.
Die W-IdNr. ist eine eindeutige, dauerhafte Kennung für alle wirtschaftlich Tätigen. Ihr Aufbau orientiert sich an der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Nummer beginnt mit den Großbuchstaben „DE", gefolgt von neun Ziffern. Ergänzt wird sie um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal. Dies ist grundsätzlich die „00001". Übt aber ein Unternehmer mehrere wirtschaftliche Tätigkeiten aus oder unterhält mehrere Betriebe oder Betriebsstätten, erhält jede dieser Einheiten ein eigenes, fortlaufendes Unterscheidungsmerkmal. So lassen sich einzelne Tätigkeitsbereiche im Besteuerungsverfahren klar voneinander trennen.
Wichtig: Die W-IdNr. muss nicht beantragt werden. Sie wird automatisch zugeteilt und bleibt für die gesamte Dauer der wirtschaftlichen Tätigkeit gültig – auch dann, wenn sich andere Daten des Unternehmens ändern. Für Einzelunternehmer gilt zudem: Die persönliche Steueridentifikationsnummer bleibt daneben weiterhin bestehen und verliert durch die Einführung der W-IdNr. nicht ihre Funktion. Gleiches gilt für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.
Die Vergabe erfolgt in mehreren aufeinanderfolgenden Schritten:
Unternehmen, denen bis zum 30. November 2024 bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt worden war, haben ihre W-IdNr. durch eine öffentliche Bekanntmachung im Bundessteuerblatt Teil I erhalten. Für sie gilt: Die bisherige USt-IdNr. ergänzt um das grundsätzliche Unterscheidungsmerkmal fungiert ab dem dort genannten Stichtag zugleich als Wirtschafts-Identifikationsnummer.
Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen, die über ein Benutzerkonto auf der ELSTER-Plattform verfügten, wurden über ihr ELSTER-Postfach informiert. Wer zum maßgeblichen Zeitpunkt noch kein ELSTER-Konto besaß, erhält seine Nummer seit dem 1. Juli 2025 auf dem Postweg.
In einem letzten Schritt werden seit dem 1. März 2026 für Unternehmen mit mehreren Betrieben oder Betriebsstätten die zusätzlichen Unterscheidungsmerkmale vergeben. Erst dann ist der gesamte Zuteilungsprozess abgeschlossen und alle wirtschaftlichen Einheiten eines Unternehmers können im Besteuerungsverfahren eindeutig identifiziert werden.
Die Angabe der W-IdNr. in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional. Eine spätere Zuteilung soll für die betroffenen Unternehmer ausdrücklich keine Nachteile haben. Danach soll die Angabe der W-IdNr. In den Steuererklärungen jedoch verpflichtend sein.
Mit der Einführung der W-IdNr. gehen für viele Unternehmen und Selbstständige konkrete rechtliche Pflichten einher. Nach § 5 Abs. 1 Nr. 6 des Digitale-Dienste-Gesetzes (DDG) müssen Betreiber geschäftsmäßiger Websites und anderer digitaler Dienste bestimmte Identifikationsnummern im Impressum angeben. Hierfür gilt folgende Regelung:
Wer über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt, musste diese bisher im Impressum ausweisen. Mit Erteilung der W-IdNr. besteht ein Wahlrecht, welche dieser beiden Nummern angegeben wird. Dabei bietet es sich sicherlich an, die bisherige Angabe der USt-IdNr. weiter zu führen, da diese für den grenzüberschreitenden Liefer- und Leistungsverkehr mit Lieferanten und Kunden benötigt wird.
Wer hingegen keine USt-IdNr. besitzt, aber dennoch geschäftsmäßig online auftritt, ist verpflichtet, stattdessen die W-IdNr. im Impressum zu nennen.
Besonders betroffen sind Kleinunternehmer und Freiberufler, die bislang von der Umsatzsteuer befreit waren und daher keine USt-IdNr. haben. Viele von ihnen unterhalten gleichwohl eine geschäftsmäßige Website – und hatten bislang schlicht keine entsprechende Nummer anzugeben. Diese Lücke schließt die neue Regelung. Wer also online geschäftsmäßig auftreten möchte, kommt nicht mehr um die Angabe einer Identifikationsnummer herum.
Daher sollten betroffene Unternehmen und Selbstständige zunächst prüfen, ob ihnen bereits eine W-IdNr. zugeteilt wurde. Das geht am schnellsten über das eigene ELSTER-Postfach. Wer dort noch keine Mitteilung erhalten hat, sollte auf den Postweg warten.
Sobald die Nummer vorliegt, ist das Impressum entsprechend zu aktualisieren – sofern keine USt-IdNr. vorhanden ist. Wer bereits eine USt-IdNr. im Impressum führt, muss zunächst nichts ändern. Es empfiehlt sich jedoch, die eigenen Angaben grundsätzlich zu überprüfen und auf Aktualität zu kontrollieren.
Fazit
Die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer hat unmittelbare rechtliche Auswirkungen auf die Pflichtangaben im Impressum, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist. Gerade kleinere Unternehmen und Selbstständige ohne USt-IdNr. sollten jetzt aktiv werden und ihre W-IdNr. in ihre Onlinepräsenz aufnehmen. Wer das versäumt, läuft Gefahr, gegen die Impressumspflicht zu verstoßen.
Wurde die W-IdNr. nicht per Allgemeinverfügung, sondern mit gesonderter Mitteilung vergeben, sollte dieses Schreiben an den Steuerberater übermittelt werden, da diese Angabe für die Steuererklärungen benötigt werden wird.
