ANWENDUNGSCHREIBEN DER FINANZVERWALTUNG ZUR ERECHNUNG

Da ab 1.1.2025 die eRechnung im inländischen B2B-Bereich eingeführt wird (vgl. unsere Mandantenrundschreiben im März und April 2024), hat die Finanzverwaltung zwischenzeitlich ein erstes, aber bereits umfangreiches Anwendungsschreiben veröffentlicht, welches viele Themen rund um die eRechnung aufgreift.

An den grundlegenden Eckpunkten ändert sich durch dieses neue BMF-Schreiben nichts:

Zunächst ist zukünftig zwischen sogenannten elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen zu unterscheiden. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Gleiches gilt ausdrücklich für die europäischen Formate Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Für die Erstellung von eRechnungen im inländischen B2B-Bereich gibt es noch Übergangsfristen bis 2027 bzw. für kleinere Unternehmen bis 2028.

Ausgenommen von der Erstellungspflicht sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise.

Hinsichtlich des Rechnungseingangs besteht jedoch für alle Unternehmer die Verpflichtung, ab 01.01.2025 solche eRechnungen empfangen zu müssen. So ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 1.1.2025 eRechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig eRechnungen erstellt und versendet. Diese Verpflichtung trifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Grundstücksvermietungen, Komplementärgesellschaften etc.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter sowie Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1.1.2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von eRechnungen zu treffen.

Weiterhin bleibt es dabei, dass der Inhalt des Datensatzes einer eRechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein wird. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Bei Übereinstimmung gilt der Bildteil als identisches Mehrstück einer Rechnung. Bei Rundungsdifferenzen sind Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil ausnahmsweise zulässig. Bei darüber hinaus gehenden Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil soll aber zu prüfen sein, ob ein unrichtiger Steuerausweis gemäß § 14c UStG vorliegt. Unschädlich ist jedoch der mehrfache Versand von identischen eRechnungen.

Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten ab 1.1.2025 Vorkehrungen getroffen werden, um bei empfangenen eRechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss bei der Archivierung sichergestellt sein. Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Je nach bisheriger interner Organisation, kann dies deutliche organisatorische Veränderungen mit sich bringen – und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.

Für vor dem 1.1.2027 ausgestellte sonstige Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen besteht ohne Änderung der Verhältnisse nunmehr entgegen den ursprünglichen Planungen der Finanzverwaltung keine Pflicht zur Erstellung einer eRechnung. Eine initiale eRechnung ist erst bei geänderten Verhältnissen notwendig.

Wenn ein Unternehmer prüft, ob er zur Erstellung einer eRechnung (anstatt einer sonstigen Rechnung) verpflichtet ist, kann er sich laut Finanzverwaltung bei „Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ auf die Angabe des Kunden verlassen, ob dieser Kunde (k)ein Unternehmer ist. Die Verwendung einer UStIDNr bzw. Wirtschaftsidentifikationsnummer können hierfür ein Indiz sein.

Auch an Nichtunternehmer kann eine eRechnung verschickt werden. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen bestehen. Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen.

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Weiterhin stellt die Finanzverwaltung klar, dass bestehende Rabattvereinbarungen, welche später die Bemessungsgrundlage einer eRechnung ändern, selbst nicht als eRechnung ausgestellt werden müssen. Zudem muss die eRechnung nicht korrigiert werden. Dies gilt, auch, wenn sonstige Korrekturen einer eRechnung auch weiterhin stets in Form einer eRechnung erfolgen müssen. Eine Sammelkorrektur – zum Beispiel wegen der Verwendung einer falschen Steuernummer – ist dann nicht mehr möglich.

Korrekturen einer sonstigen Rechnung können wiederum durch eine (mit entsprechend spezifisch versehenen Verweis) eRechnung berichtigt werden, sodass bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen eine rückwirkende Korrektur eintritt.

Laut Finanzverwaltung kann können ergänzende Angaben in einem in der eRechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt nach Verwaltungsauffassung nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung für den Vorsteuerabzug gewährleistet sein müssen. Im Übrigen erfüllt eine sonstige Rechnung anstatt einer eRechnung weiterhin nicht die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug. Wenn die sonstige Rechnung aber inhaltlich richtig und vollständig ist, sind die Voraussetzungen regelmäßig gegeben, dass die Finanzverwaltung über sämtliche Angaben verfügt, um die materiellen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu prüfen & zu gewähren.

Derzeit sind die Anforderungen an eine Endrechnung noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es bietet sich in den fraglichen Fällen daher an, stattdessen eine Restrechnung zu stellen. Es wird aber seitens der Finanzverwaltung vor dem Hintergrund der noch bestehenden technischen Einschränkungen nicht beanstandet, wenn in einer bis zum 31. Dezember 2027 als eRechnung ausgestellten Endrechnung ein Anhang mit vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten Teilentgelte und der darauf entfallenden Steuerbeträge als unstrukturierte Datei in der E-Rechnung enthalten ist. Dies könnte gegebenenfalls die Kontrolle der korrekten Abrechnung aller Anzahlungen erschweren.