Anwendungs­schreiben der Finanzverwaltung zur eRechnung

Seit dem 1.1.2025 gilt für alle Unternehmer im inländischen B2B-Bereich die Verpflichtung, sogenannte eRechnungen, also elektronische Rechnungen in einem bestimmten Datenformat, empfangen zu können. Gleichzeitig gilt, dass Unternehmer solche eRechnungen erstellen können, ab 1.1.2027 sogar erstellen müssen. Lediglich für Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800 TEUR gilt eine ein Jahr längere Übergangsfrist. Zudem sind Kleinunternehmer sowie Unternehmen mit umsatzsteuerfreien Umsätzen (nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. Banken, Versicherung, Vermietungen oder Ärzte) ganz generell frei in der Wahl ihres Rechnungsformats. Gleiches gilt bei Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR. Da dies umfassende Änderungen in der Unternehmensorganisation nach sich zieht, hat die Finanzverwaltung zwischenzeitlich ein zweites Anwendungsschreiben veröffentlicht, welches viele Themen rund um die eRechnung vertiefend aufgreift diese Ausführungen in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass überführt.

An den grundlegenden Eckpunkten ändert sich durch dieses neue BMF-Schreiben nichts. Das heißt, es bleibt bei der Unterscheidung zwischen sogenannten elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem bestimmten strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Gleiches gilt ausdrücklich für andere europäische Formate wie zum Beispiel Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing.

Eine sonstige Rechnung ist eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Hinsichtlich des Rechnungseingangs besteht für alle Unternehmer die Verpflichtung, ab 01.01.2025solche eRechnungen empfangen zu müssen. So ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 1.1.2025 eRechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig eRechnungen erstellt und versendet. Diese Verpflichtung trifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Grundstücksvermietungen, Komplementärgesellschaften etc.), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter sowie Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1.1.2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von eRechnungen zu treffen.

Weiterhin bleibt es dabei, dass der Inhalt des Datensatzes einer eRechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein wird. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Bei Übereinstimmung gilt der Bildteil als identisches Mehrstück einer Rechnung. Bei Rundungsdifferenzen sind Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil ausnahmsweise zulässig. Bei darüber hinaus gehenden Abweichungen zwischen strukturiertem Datensatz und Bildteil soll aber zu prüfen sein, ob ein unrichtiger Steuerausweis gemäß § 14c UStG vorliegt. Unschädlich ist jedoch der mehrfache Versand von identischen eRechnungen.

Entscheidend für den Vorsteuerabzug ist ebenfalls stets der elektronische Teil der Rechnung. Wie bisher gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung für den Vorsteuerabzug gewährleistet sein müssen.

Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten seit dem 1.1.2025 Vorkehrungen getroffen sein, um bei empfangenen eRechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können. Eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss bei der Archivierung sichergestellt sein.

Das neue BMF-Schreiben beschäftigt sich ausdrücklich mit der technischen Validierung der eRechnungen sowie der Rechnungseingangsprüfung und kategorisiert die dabei möglicherweise auftretenden Fehler wie folgt:

Eine (technische) Validierung der E-Rechnung ersetzt somit nicht allein die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Zum Nachweis, dass der Leistungsempfänger seine Sorgfaltspflichten beachtet hat, bietet es sich aus Sicht der Finanzverwaltung an, das entsprechende Validierungsprotokoll aufzubewahren.

In diesem Rahmen stellt die Finanzverwaltung klar, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, genügt nicht, da dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen, die die Kontrollfunktion der Rechnung gewährleisten können. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei). Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt nach Ansicht der Finanzverwaltung nicht die gesetzlichen Anforderungen.

Sofern in einem zusätzlich übersandten Dokument (z. B. Bildteil einer hybriden Rechnung) Aufzeichnungen enthalten sind, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, z. B. Buchungsvermerke, sind diese ebenfalls so aufzubewahren, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegen und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden.

Je nach bisheriger interner Organisation, kann dies deutliche organisatorische Veränderungen mit sich bringen – und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.

Für vor dem 1.1.2027 ausgestellte sonstige Rechnungen bei Dauerschuldverhältnissen besteht ohne Änderung der Verhältnisse nunmehr entgegen den ursprünglichen Planungen der Finanzverwaltung keine Pflicht zur Erstellung einer eRechnung. Eine initiale eRechnung ist erst bei geänderten Verhältnissen notwendig.

Wenn ein Unternehmer prüft, ob er zur Erstellung einer eRechnung (anstatt einer sonstigen Rechnung) verpflichtet ist, kann er sich laut Finanzverwaltung bei „Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ auf die Angabe des Kunden verlassen, ob dieser Kunde (k)ein Unternehmer ist. Die Verwendung einer UStIDNr bzw. Wirtschaftsidentifikationsnummer können hierfür ein Indiz sein.

Auch an Nichtunternehmer kann eine eRechnung verschickt werden. Allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers notwendig. Diese Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Es muss lediglich Einvernehmen bestehen. Die Zustimmung kann etwa in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) oder konkludent erfolgen.

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise der Versand per E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Das neue Schreiben stellt darüber hinaus klar, dass keine Rechnungsberichtigung notwendig ist, wenn sich lediglich die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG ändert. Beispiele hierfür sind Skonti, Nachlässe aufgrund von Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die abgerechnete Leistung oder eine Rückgängigmachung einer Leistung. Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z. B. relevante Aufmaßänderungen) wie sie häufig bei Handwerkerrechnungen auftreten, stellen hingegen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung. Diese Rechnungsberichtigung kann – unter der Voraussetzung einer vorherigen Vereinbarung – auch in Form einer Gutschrift durch den Leistungsempfänger erfolgen. In diesem Fall ist in der Gutschrift in spezifischer und eindeutiger Weise auf die ursprüngliche Rechnung hinzuweisen.

Im aktuellen Schreiben geht die die Finanzverwaltung auch auf die Umsetzung des Austauschverfahrens in der Kfz-Wirtschaft ein, wenn die Werkstatt bei einer Reparatur ein gegebenenfalls noch werthaltiges Altteil übernimmt. Danach kann in einer E-Rechnung die Umsatzsteuer auf das Altteil z. B. dadurch angegeben werden, dass eine Rechnungsposition mit der Bemessungsgrundlage für das Altteil und dem anzuwendenden Steuersatz sowie eine Rechnungsposition mit identischer, aber negativer Netto-Bemessungsgrundlage ohne Steuersatz aufgenommen wird.