DIE BETRIEBS­VERANSTALTUNG - EIN STEUERLICHER ÜBERBLICK

Gerade in Zeiten eines Fachkräftemangels ist es umso wichtiger die bestehenden Mitarbeitenden an das Unternehmen zu binden, dafür ist ein gutes Betriebsklima unerlässlich. Und für ein gutes Betriebsklima kann eine Betriebsveranstaltung hilfreich sein. Steuerlich ist bei den Betriebsveranstaltungen einiges zu beachten.

Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:

Wann geht die Finanzverwaltung überhaupt von einer Betriebsveranstaltung aus?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammensetzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Arbeitnehmern einer Abteilung offenstehen.

Werden vom Arbeitgeber lediglich alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) des Autohauses zu einem Sommerfest eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveranstaltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand.

Sind die angemeldeten Mitarbeiter oder die tatsächlichen Teilnehmer entscheidend?

Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kommt es für die Zahl der Teilnehmer immer auf die anwesenden Teilnehmer an, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheblich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110 Euro Brutto-Freibetrag überschritten wird.

Sie sollten unbedingt darauf achten, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte.

Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen?

Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Auf­wendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegen­über Dritten für den äußeren Rahmen aufwendet, also insbesondere,

Sämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen.

Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die „anläss­lich“ einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur „bei Gelegenheit“ der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwendungs­bereich des Freibetrags.

Die Finanzverwaltung versucht diese wagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht:

Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z.B. anteilige Energie- und Wasserverbrauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten stattfindet.

Freibetrag von brutto 110,00 Euro

Entscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen heranzuziehen ist. Wird für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110,00 Euro brutto pro Arbeitneh­mer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei.

Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110,00 Euro brutto mit eingerechnet werden.

Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110,00 Euro Brutto-Freibetrag, dann ist der übersteigende Betrag z.B. pauschal mit 25 % zu versteuern.

Und was passiert mit der Umsatzsteuer?

Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass wenn der Betrag von 110,00 Euro brutto nicht überschritten wird, keinerlei Probleme bestehen, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Kostet die Betriebsveranstaltung pro Arbeitnehmer mehr als 110,00 Euro brutto, dann liegt nach Auffassung der Fi­nanzverwaltung eine überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasste unentgeltliche Zuwendung vor. Folglich ist ein Vor­steuerabzug mangels Bezugs zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich.

Diese Auffassung wurde letztes Jahr auch noch durch den Bundesfinanzhof bestätigt.

1. Maximal zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr können steuerlich begünstigt sein.

2. Alle Bruttokosten, die angefallen sind, insbesondere für Speisen, Getränke, Musik, etc., sind auf die Anzahl der anwesenden Teilnehmer aufzuteilen.

3. Es gilt ein Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung, dieser könnte aber auf 150,00 Euro angehoben werden.

Im „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness" – kurz Wachstumschancengesetz ist vorgesehen, dass der Freibetrag von derzeit 110,00 Euro auf 150,00 Euro pro Arbeitnehmer angehoben wird. Eigentlich sollte das Gesetzgebungsverfahren im Jahr 2023 abgeschlossen werden. Bundestag und Bundesrat konnten sich aber insbesondere über die Finanzierung nicht einigen. Nunmehr befasst sich der Vermittlungsausschuss am 21.02.2024 mit dem Wachstumschancengesetz, wir halten Sie auf dem Laufenden.