ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN SIND IM B2B-BEREICH ZUKÜNFTIG PFLICHT­­

Das Wachstumschancengesetz sieht vor, dass zukünftig im B2B-Bereich die Verwendung von elektronischen Rechnungen verpflichtend ist. Die neue Definition der elektronischen Rechnung gilt bereits ab dem 01.01.2025, auch wenn die umfassende Pflicht erst ab 2028 gilt.

Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Nach dem bisherigen Zeitplan sollten die Änderungen 2028 in Kraft treten, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 bzw. 2032 in der Diskussion. In Vorbereitung auf die Neuerungen ist bereits eine geänderte Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL) vorgesehen.

Zukünftig wird zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F.) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Durch das Gesetz wurde klargestellt, dass das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden kann. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich dann allerdings die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der o.g. europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG n. F.). Ist dies gegeben, sind z. B. auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, weiterhin zulässig. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt damit auch für weitere – ggf. neue – elektronische Rechnungsformate.

Erfüllt werden die Formatanforderungen z.B. von der XRechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Dies hat das Bundesministerium der Finanzen in seinem Schreiben vom 02.10.2023 an die Verbände ausdrücklich bestätigt. Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen.

Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung auszustellen, besteht nur im B2B-Bereich. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab 1.1.2025, es gibt aber eine Übergangszeit bis Ende 2027.

Bis Ende 2026 dürfen für im Jahr 2025 und im Jahr 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Bis Ende 2027 dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum wie unter den Voraussetzungen für die Jahre 2025 und 2026 zulässig. Zusätzliche Voraussetzung ist allerdings, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat.