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HANDLUNGSBEDARF BEI ELEKTRONISCHEN RECHNUNGEN FÜR ALLE UNTERNEHMER
RAW-AKTUELL 04/2024
Wie bereits im Mandantenrundschreiben März 2024 mitgeteilt, wurde durch das Wachstumschancengesetz die schrittweise Verpflichtung eingeführt, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen in Form einer sogenannten eRechnung zu erstellen. Hierfür gibt es allerdings noch Übergangsfristen bis (derzeit) 2027 bzw. für kleinere Unternehmen bis 2028.
Nur eine kurze Übergangsfrist besteht jedoch hinsichtlich der ebenfalls für alle Unternehmer eingeführten Verpflichtung, ab 01.01.2025 solche eRechnungen empfangen zu müssen.
Gemäß Wachstumschancengesetz ist jeder Unternehmer immer dann verpflichtet, ab dem 1.1.2025 eRechnungen zu empfangen, wenn ein Lieferant oder Dienstleister seinerseits bereits freiwillig eRechnungen erstellt und versendet. Dies betrifft ausnahmslos jeden Unternehmer, der Lieferungen oder Leistungen für sein Unternehmen bezieht. Das heißt, dass nicht nur alle einzelnen Unternehmen einer Unternehmensgruppe (inkl. Komplementärgesellschaften etc), sondern auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen wie zum Beispiel Ärzte oder Vermieter, Kleinunternehmer wie zum Beispiel Nebenerwerbsgewerbetreibende oder Photovoltaikanlagenbetreiber ab 1.1.2025 verpflichtet sind, organisatorische und technische Vorkehrungen für den Erhalt von eRechnungen zu treffen.
Insbesondere größere Unternehmen mit mehreren Filialen und/oder vielen Außendienstmitarbeitern werden sich dabei organisatorischen Herausforderungen stellen müssen, dass das Unternehmen stets die originale Eingangsrechnung erhält, verarbeitet und revisionssicher archiviert und trotzdem die sachliche Rechnungseingangsprüfung gewährleistet bleibt. Insofern wird auch das Thema der Verfahrensdokumentation, welche bereits jetzt in vielen Betriebsprüfungen von der Finanzverwaltung angefordert wird, zunehmend Bedeutung erfahren.
Hinzu kommt, dass mit den eRechnungen ein deutlicher Paradigmenwechsel stattfindet. So war es bislang bereits möglich, elektronische Rechnungen in Form einer sichtbaren Rechnung (zum Beispiel im PDF-Format) mit einem elektronischen Datensatz zu verbinden, sodass eine automatisierte Verarbeitung möglich war. Hierbei ist/war jedoch in der Regel bislang der sichtbare Teil der Rechnung entscheidend.
Zukünftig – dies hat die deutsche Finanzverwaltung bereits ausgeführt – wird der Inhalt des Datensatzes einer eRechnung der führende Inhalt einer Rechnung sein. Sollte es also zu inhaltlichen Abweichungen kommen, ist im Zweifel der Inhalt des strukturierten Datensatzes entscheidend. Um also keine Überraschungen zu erleben, sollten ab 1.1.2025 Vorkehrungen getroffen werden, um bei empfangenen eRechnungen auch den strukturierten Datensatz auslesen, verarbeiten und diese revisionssicher archivieren zu können.
Je nach bisheriger interner Organisation, kann dies deutliche organisatorischen Veränderungen mit sich bringen – und auch die Chance für Prozessoptimierung bieten. Hierbei sind jedoch aus steuerlicher Sicht stets die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)“ zu beachten. Infolgedessen wird die Notwendigkeit der Erstellung von sogenannten Verfahrensdokumentationen deutlich zunehmen.
Für den Bereich der ausgehenden Rechnung sollten alle Unternehmer mit dem eigenen IT-Anbieter in Kontakt zu bleiben, dass die Funktionalität zur Erstellung von eRechnungen – je nach Wunsch – kurz oder mittelfristig zur Verfügung stehen wird. (Nicht nur) kleinere Unternehmen können auch auf kostenlose Open Source-Tools bzw. regístrierungslose Masken im Internet zur Erstellung von elektronischen Rechnungen zurückgreifen. Zudem sollte gerade bei der Leistungserbringung sowohl an Unternehmens- als auch an Privatkunden organisatorisch sichergestellt werden, dass man Unternehmenskunden auch als solche erkennt. Denn andernfalls wird man der Verpflichtung zur Erstellung von eRechnungen schlecht nachkommen können.
