STEUERLICHES ZUR BETRIEBSVER­ANSTALTUNG

Nach zwei Jahren Corona-Pandemie kehrt langsam etwas Normalität zurück, Volksfeste fin­den wieder statt und auch Betriebsveranstaltungen werden wieder abgehalten. Daher sollte man sich die steuerlichen Voraussetzungen für Betriebsveranstaltungen wieder mal vor Augen führen.

Grundsätzlich gelten folgende Regelungen für Betriebsveranstaltungen:

So weit so gut, aber wie so oft steckt der Teufel im Detail!

Wann geht die Finanzverwaltung überhaupt von einer Betriebsveranstaltung aus?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung müssen mindestens zwei Bedingungen erfüllt sein, damit eine Betriebsveranstaltung vorliegt. Erstens muss sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen, Leiharbeitern, Arbeitnehmern konzernverbundener Unternehmen, ehemaligen Arbeitnehmern, Praktikanten und deren jeweiligen Begleitpersonen zusammen­setzen. Zweitens muss die Veranstaltung allen Arbeitnehmern oder aber zumindest allen Ar­beitnehmern einer Abteilung offenstehen.

Werden vom Arbeitgeber lediglich alle Führungskräfte (mit Begleitpersonen) des Autohauses zu einem Sommerfest eingeladen, würde die Finanzverwaltung nicht von einer Betriebsveran­staltung ausgehen, da diese Veranstaltung nicht allen Mitarbeitern (zumindest einer Abteilung) offenstand.

Sind die angemeldeten Mitarbeiter oder die tatsächlichen Teilnehmer entscheidend?

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat sich vor kurzem dazu geäußert, wie Absagen von Arbeitneh­mern anlässlich einer Betriebsveranstaltung steuerlich zu behandeln sind. Im vom BFH zu entscheidendem Fall hatte die Arbeitgeberin einen Kochkurs als Weihnachts­feier veranstaltet. Insgesamt 27 Arbeitnehmer sagten ihre Teilnahme zu, tatsächlich nahmen dann aber nur 25 von ihnen teil. Die Arbeitgeberin teilte sodann die Gesamtkosten der Feier (3.052,35 Euro) zunächst durch die Anzahl der angemeldeten 27 Personen und errechnete so eine Zuwendung in Höhe von 113,05 Euro pro Person, die sie mit 25 multiplizierte (= 2.826,25 Euro).

Das Finanzamt vertrat die Auffassung, dass die Kosten auf die tatsächlich teilnehmenden 25 Beschäftigten zu verteilen sind, so dass sich ein höherer zu versteuernder Betrag ergab. Nach erfolglosem Einspruchsverfahren legte die Arbeitgeberin dagegen Klage beim Finanzgericht (FG) ein.

Das FG Köln hatte gegen das Finanzamt entschieden, dass Absagen von Beschäftigten an­lässlich einer Betriebsveranstaltung steuerrechtlich nicht zu Lasten der tatsächlich Feiernden gehen. Damit stellte sich das FG ausdrücklich gegen eine bundeseinheitliche Anweisung des Bundesfinanzministeriums an die Finanzämter.

Gegen das Urteil des FG Köln legte das Finanzamt Revision ein.

Und der BFH gab dem Finanzamt Recht. Nach Ansicht des BFH ist das Finanzamt zu Recht davon ausgegangen, dass die durch die Betriebsveranstaltung entstandenen Auf­wendungen nur auf die Teilnehmenden umzulegen sind.

Somit ist nunmehr auch vom BFH klargestellt, dass es für die Zahl der Teilnehmer immer auf die anwesenden Teilnehmer ankommt, die Zahl der angemeldeten Teilnehmer ist unerheb­lich. Für Unternehmer kann diese Aussage erhebliche steuerliche Nachteile haben, nämlich dann, wenn wesentlich weniger Arbeitnehmer zu der Betriebsveranstaltung erscheinen und somit die Kosten durch deutlich weniger Teilnehmer geteilt werden müssen. Dies kann zur Folge haben, dass der 110 Euro Brutto-Freibetrag überschritten wird.

Sie sollten unbedingt darauf achten, dass bei der Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste geführt wird, damit Nachweise vorliegen, falls es zu einer Lohnsteueraußenprüfung kommen sollte.

Welche Kosten sind bei der Betriebsveranstaltung mit einzubeziehen?

Alle Aufwendungen müssen mit einbezogen werden, egal ob individuell zurechenbare Auf­wendungen oder Kosten, die der Arbeitgeber gegen­über Dritten für den äußeren Rahmen auf­wendet, also insbesondere,

Sämtliche Aufwendungen sind immer brutto anzusetzen.

Für die Gesamtkosten sind auch solche Zuwendungen (Geschenke) zu berücksichtigen, die „anläss­lich“ einer Betriebsveranstaltung anfallen. Werden Geschenke an Arbeitnehmer nur „bei Gelegenheit“ der Betriebsveranstaltung überreicht, so fallen diese nicht in den Anwen­dungs­bereich des Freibetrags.

Die Finanzverwaltung versucht diese wagen Abgrenzungskriterien zu konkretisieren. Danach werden Geschenke dann „anlässlich“ einer Betriebsveranstaltung überreicht, wenn zwischen dem Geschenk und der Betriebsveranstaltung ein konkreter Zusammenhang besteht:

Lediglich nicht zu den Gesamtkosten gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z.B. anteilige Energie- und Wasserver­brauchskosten oder die anteilige Abschreibung, wenn die Betriebsveranstaltung in eigenen Räumlichkeiten stattfindet.

Freibetrag von brutto 110,00 Euro

Entscheidendes Kriterium ist der Brutto-Freibetrag von 110,00 Euro pro Arbeitnehmer, der für jede der zwei steuerlich begünstigten Betriebsveranstaltungen heranzuziehen ist. Wird für die Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110,00 Euro brutto pro Arbeitneh­mer ausgegeben, dann ist die Betriebsveranstaltung nicht als Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer zu behandeln und somit lohnsteuerfrei.

Wenn Familienangehörige eingeladen werden, dann müssen die Kosten dafür ebenfalls in die Höchstgrenze von 110,00 Euro brutto mit eingerechnet werden.

Übersteigen die Aufwendungen pro Arbeitnehmer den 110,00 Euro Brutto-Freibetrag, dann ist der übersteigende Betrag z.B. pauschal mit 25 % zu versteuern.

Betriebsveranstaltung mit Kosten von 140,00 Euro brutto pro Arbeitnehmer, d.h. 30 Euro über dem Freibetrag von 110,00 Euro brutto. Folglich sind 30 Euro mit 25 Prozent pauschal zu versteuern, somit fallen 7,50 Euro Pauschalsteuer pro Arbeitnehmer an.

Richtig interessant wird es aber, wenn teilweise Begleitpersonen der Arbeitnehmer teilneh­men.

Die Gesamtkosten belaufen sich auf 6.000 Euro brutto. Von den 60 Teilnehmern, sind 30 Ar­beitnehmer ohne eine Begleitperson und 15 Arbeitnehmer werden von einer Person begleitet, also 15 Begleitpersonen. Die Gesamtkosten sind auf alle Teilnehmer aufzuteilen, 6.000 Euro brutto geteilt durch 60 Teilnehmer, sind 100 Euro brutto pro Teilnehmer. Für die Arbeitnehmer ohne Begleitperson ergibt sich kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, da der Brutto-Freibe­trag von 110 Euro eingehalten wird. Anders sieht es aber bei den Arbeitnehmern aus, die mit einer Begleitperson da sind. Hier müssen die Kosten von 100 Euro brutto mal zwei genommen werden, das ergibt 200 Euro brutto. Sodann ist der Betrag, der den Brutto-Freibetrag von 110 Euro übersteigt, also 90 Euro pro Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil, z.B. mit der Pauschal­steuer von 25 % zu versteuern. Somit würde für jeden begleiteten Arbeitnehmer eine Pau­schalsteuer von 22,50 Euro anfallen.

Und was passiert mit der Umsatzsteuer?

Die Auffassung der Finanzverwaltung soll anhand der nachfolgenden Beispiele aufgezeigt werden.

Der Betrag von 110,00 Euro brutto wird nicht überschritten. Hier bestehen keinerlei Probleme, der Arbeitgeber ist im vollen Umfang zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die Betriebsveranstaltung kostet pro Arbeitnehmer mehr als 110,00 Euro brutto. Hier vertritt die Fi­nanzverwaltung die Auffassung, dass von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlasste unentgeltliche Zuwendung auszugehen ist. Folglich ist ein Vor­steuerabzug mangels Bezugs zum Unternehmen im gesamten Umfang nicht möglich.

Für die Umsatzsteuer gilt leider weiterhin nur eine Freigrenze von 110,00 Euro brutto.

Durch die Einführung des 110 Euro Brutto-Freibetrages wurden die lohnsteuerlichen Konse­quenzen etwas abgemildert. Eine derartige Erleichterung gibt es aber für die Umsatzsteuer leider nicht. Hier gilt leider weiterhin das Fallbeilprinzip. Werden die 110 Euro brutto überschrit­ten, dann ist insgesamt kein Vorsteuerabzug möglich. Zudem hat nun auch der BFH klarge­stellt, dass auf die tatsächlichen und nicht auf die angemeldeten Teilnehmer abgestellt werden muss.