UNTER DEM BRENNGLAS

In den aktuellen Pandemiezeiten zeigt sich in vielerlei Hinsicht wie unter einem Brennglas, wie gut Unternehmen und Staat für die Digitalisierung und damit die Zukunft gerüstet sind. Wie immer im Leben gibt es hierbei sicherlich viel Licht, aber auch eine ganze Menge Schatten. Ein typisches Beispiel hierfür ist die deutsche Finanzverwaltung.

So hat die deutsche Finanzverwaltung schon vor vielen Jahren die Chancen und den Nutzen funktionierender Informationstechnologie erkannt. Dies beginnt bei der in vielen Bereichen bestehenden Pflicht zur elektronischen Einreichung von Steuererklärungen sowie ergänzender elektronischer Unternehmensbilanzen. Hierdurch entfällt in der Finanzverwaltung nicht nur massiv die Arbeitszeit zur digitalen Erfassung der Formularwerte. Auch die Fehlerquellen versehentlich falscher bzw. unterlassener Eingaben werden so massiv reduziert.

Insoweit betreibt die Finanzverwaltung aber letztendlich eine gewaltige Form von gesetzlich oktroyiertem Outsourcing an die Steuerpflichtigen und deren Steuerberater. Insofern scheint es schon etwas befremdlich, wenn die Finanzverwaltung beispielsweise das Elster-Portal auf Grund der steigenden Nutzerzahlen als großen Erfolg anpreist – und dabei in entsprechenden Meldungen gern unter den Tisch fallen lässt, dass die zwangsweisen Verpflichtungen zur elektronischen Übermittlung von Erklärungen zuvor ausgeweitet wurden. Ebenfalls unberücksichtigt bleiben Zeit, Aufwand und vor allen Dingen Nerven, die Steuerpflichtige bei der Nutzung der nicht gerade bedienungsfreundlichen Elster-Software zur Übermittlung von Steuererklärungen oder elektronischer Bilanzen verbrauchen.

Ähnlich vollmundig klingen Äußerungen der Finanzverwaltung zur sogenannten „vorausgefüllten Steuererklärung“. Hier können die von verschiedenen Stellen sowieso an die Finanzverwaltung gemeldeten Daten abgerufen und automatisch in das Steuererklärungsformular eingetragen werden. Hierfür sind zunächst eine Registrierung im Elster-Portal und anschließend noch eine zusätzliche Zustimmung zum Abruf der Bescheinigung im Benutzerkonto notwendig, was gerade im ersten Jahr zu einem hohen zeitlichen Aufwand führt. Alternativ kann auch einem Beauftragten (insbesondere einem Steuerberater) eine Genehmigung zum Abruf der Daten erteilt werden. Am Ende des Tages werden dann so die folgenden Daten eingetragen:

Allerdings müssen diese Daten vom Steuerpflichtigen anschließend noch einmal auf ihre Korrektheit kontrolliert werden, da die Abgabe einer richtigen Steuererklärung immer noch in der Verantwortung des Steuerpflichtigen liegt. Weitergehende Angaben – insbesondere zu absetzbaren Aufwendungen – müssen zudem weiterhin selbst zusammengestellt und eingetragen werden. Der tatsächliche Nutzen hält sich für Steuerpflichtige also eher in Grenzen.

Digitale Erleichterungen sind dagegen häufiger auf Seiten der Finanzverwaltung anzutreffen. So wurde beispielsweise vor einigen Jahren mit dem sogenannten Steuermodernisierungsgesetz die rechtliche Grundlage dafür gelegt, dass die Finanzverwaltung Steuererklärung automatisiert bearbeiten und prüfen darf. Hierbei werden die Erklärungen insbesondere auf ihre Plausibilität hin untersucht.

Welche Filterregeln oder auch nur wie viele Filterregeln existieren, wird allerdings nicht offengelegt. Die Behörden befürchten, dass sich andernfalls potenzielle Steuerhinterzieher auf die Prüfsoftware einstellen können. Bekannt ist lediglich, dass sich die Software an den bereits genehmigten Werten des Vorjahres orientiert, um auffällige Neuentwicklungen zu identifizieren und zur menschlichen Prüfung vorzusehen. Auch setzt die Software nicht auf intransparente Techniken wie Künstliche Intelligenz oder Maschinenlernen, um Auffälligkeiten zu ermitteln – zumindest bis heute nicht. Zudem wird zur Überprüfung des zu Grund liegenden Risikomanagementsystem eine Stichprobe von automatisch bearbeiteten Erklärungen nachträglich noch einmal von menschlichen Bearbeitern überprüft.

Ergänzt wird diese automatisierte Bearbeitung dadurch, dass die Belege üblicherweise nicht mehr zusätzlich eingereicht werden sollen. Vielmehr besteht inzwischen eine sogenannte Belegvorhaltepflicht für die Steuerpflichtigen. Das heißt, dass die Belege eigentlich nur auf Anforderung an die Finanzverwaltung geschickt werden sollen. Wobei sich die Finanzbeamten nach unserer praktischen Erfahrung wiederum inoffiziell wünschen, dass zur Vermeidung längerer Bearbeitungszeiten bestimmte Dokumente dann doch ohne Aufforderung eingereicht werden sollen.

Auch im rein unternehmerischen Bereich finden seitens der Finanzverwaltung verschiedene Plausibilitätsprüfungen der eingereichten Meldungen und Erklärungen statt. Häufigstes Beispiel hierfür sind die innergemeinschaftlichen Lieferungen. Hier erfolgt nach unseren Erfahrungen sicherlich ein Abgleich zwischen den Werten in der Umsatzsteuervoranmeldung, der Zusammenfassenden Meldung sowie – falls diese gemacht werden muss – auch der Intrastat-Meldung.

Ein eher digitales Armutszeugnis findet sich ebenfalls im Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen. Hier wird in der Praxis insbesondere die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers benötigt, die auch auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden muss. Für die automatische Abfrage einer größeren Anzahl von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern besteht durchaus eine Schnittstelle. Umständlich wird dies jedoch bei der Abfrage einer einzelnen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hier muss zunächst nur die Nummer eingegeben werden. Wenn diese als gültig hinterlegt wird, ist auch eine qualifizierte Abfrage (also Name, Rechtsform und Adresse des ausländischen Unternehmens) möglich. Bereits bei kleinsten Schreibfehlern erfolgt eine einfache Fehlermeldung, die nicht selten eine telefonische Abstimmung mit dem verantwortlichen Bundeszentralamt für Steuern notwendig macht. Anschließend konnte bis Ende 2020 ein automatisiert generiertes Bestätigungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern angefordert werden. Seit Jahresbeginn ist dies – vermutlich aus Kostengründen – nicht mehr möglich. Stattdessen wird seitdem von der Finanzverwaltung gefordert, dass der Steuerpflichtige zum Nachweis seiner Abfrage der gültigen Nummer einen Screenshot anfertigt und archiviert. Kommt man dem nicht nach, besteht das Risiko, dass die Finanzverwaltung die Umsatzsteuerfreiheit der betroffenen innergemeinschaftlichen Lieferung in Frage stellt und die Umsatzsteuer nachfordert. Um wieviel einfacher wäre es gewesen, wenn der Steuerpflichtige beispielsweise noch eine Email-Adresse hätte hinterlegen können, an welche das bisherige Bestätigungsschreiben nunmehr elektronisch versandt werden kann? Oder besser: Wenn die Abfrage der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auch für Einzelfragen qualifiziert elektronisch, beispielsweise über einen Kundenstammdatenabgleich, erfolgen könnte?

Nach verschiedenen Protesten hat die Bundesregierung hierauf nun reagiert und ein 22 Punkte umfassendes Paket zur Bürokratieerleichterung vorgelegt. Demzufolge will sie – möglichst noch im 1. Halbjahr 2021 – mit den Ländern prüfen, ob nicht doch erleichterte Abfragemöglichkeiten eingeführt werden könnten.

Unglaublich erscheint fast ein weiterer Punkt, den die Bundesregierung mit diesem Bürokratieabbaupaket nun – endlich! – angehen möchte. So besteht bei Personengesellschaften die Pflicht, deren Gewinnermittlung elektronisch einzureichen. Anschließend ermittelt ein Finanzamt einheitlich für alle Beteiligten die anteiligen zu versteuernden Einkünfte und informiert die Finanzämter aller Beteiligten – Letzteres allerdings in Papierform! Beim Finanzamt des Beteiligten werden dann dessen Einkünfte wieder im IT-System erfasst, um dessen Steuer festsetzen zu können. Dieser nach eigener Aussage der Bundesregierung aufwändige und fehleranfällige Informationsaustausch betrifft bundesweit jährlich mehr als 5 Millionen Steuerfälle!

Vermutlich noch mehr Steuerpflichtige sind inzwischen von der Verpflichtung betroffen, ihre elektronischen Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu versehen, um Kassenmanipulationen zu verhindern. Diese Verpflichtung wurde zum 1.1.2020 eingeführt, obwohl es zu diesem Zeitpunkt noch keinen Anbieter gab, welcher solch eine fertige TSE im Angebot hatte! Daraufhin gab es zunächst bis 30.9.2020 und im Weiteren – entgegen des Willens des Bundesfinanzministeriums – unter bestimmten Voraussetzungen von den Länderfinanzverwaltungen bis 31.3.2021 oder gar im begründeten Einzelfall teilweise noch darüber hinaus eine Fristverlängerung.

Ebenfalls zum 1.1.2020 wurden die Steuerpflichtigen gesetzlich verpflichtet, ihre eingesetzten elektronischen Kassen und Details zur TSE an die Finanzverwaltung zu melden. Allerdings wurde diese Meldepflicht seitens der Finanzverwaltung zwischenzeitlich ausgesetzt, da hierfür noch keine elektronische Übermittlungsmöglichkeit existiert. Laut einer aktuellen Auskunft der Bundesregierung soll diese Übermittlung voraussichtlich erst 2023(!) zur Anwendung kommen.

In Sachen Digitalisierung der Finanzverwaltung bleibt also nach wie vor noch viel zu tun.

Steuerberater

Man kann auf keinen Fall sagen, dass die Finanzverwaltung die Chancen einer Digitalisierung nicht schon frühzeitig erkannt hätte. So müssen bereits seit mehreren Jahren viele Steuererklärungen oder auch die Buchhaltungsdaten bei einer Betriebsprüfung elektronisch eingereicht werden, damit diese elektronisch verarbeitet und ausgewertet werden können. Allerdings kann man mitunter schon den Eindruck gewinnen, dass aus Sicht des Gesetzgebers eine gewisse Rosinenpickerei stattfindet. Für Vereinfachungen der Finanzverwaltungen, erhöht sich nicht selten der Aufwand für die Steuerpflichtigen und deren Berater. Digitalisierung im Steuerrecht bedeutet also nicht für alle Beteiligten auch Vereinfachung.

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