Weitere Auslegungshinweise der Finanzverwaltung zur E-Rechnung ­

Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen zum dritten Mal in Folge ergänzende Verwaltungsanweisungen zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab 1.1.2027 veröffentlicht und nimmt dabei zu verschiedenen Praxisfragen Stellung.

An den gesetzlichen Übergangsregelungen zur Einführung der E-Rechnung ändert sich durch das neue BMF-Schreiben nichts. Ab dem 1. Januar 2027 sind E-Rechnungen grundsätzlich verpflichtend für viele B2B-Umsätze auszustellen. Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht bleibt unverändert für alle Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 bestehen.

Da länger dauernde Leistungen (z. B. Reifeneinlagerung, Abonnements, Lizenzen, Wartungsverträge etc.) erst mit Beendigung der Leistung als erbracht gelten, müsste vom Prinzip her für in 2026 beginnende und in 2027 (oder später) endende Leistungen bereits in 2026 eine E-Rechnung erstellt werden, wenn die Leistungen bereits zum Leistungsbeginn abgerechnet werden (Anzahlungs- bzw. Vorausrechnungen). Damit würde die Übergangsfrist in diesen Fällen ins Leere laufen.

Mit dem vorgenannten Schreiben beanstandet es die Finanzverwaltung jedoch für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht, wenn keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung ausgestellt wird.

Da das aktuelle technische Format der E-Rechnung Probleme bereitet, Schlussrechnungen mit Anzahlungen in üblicher Art umzusetzen, wird es seitens der Finanzverwaltung bis zum 30. Juni 2030 bei einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung nicht beanstandet, wenn die Absetzung der bereits vereinnahmten Teilentgelte innerhalb des strukturierten Teils als Summe über das Feld BT-113 („Paid amount“) vorgenommen wird und Angaben hinsichtlich der erforderlichen Details zu den Teilentgelten über das Freitextfeld BT-22 („Invoice note“) erfolgen.

Alternativ wird es nicht beanstandet, wenn in einer Endrechnung in Form einer E-Rechnung die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte gemäß den bisherigen Vorschriften in einem eingebetteten, unstrukturierten Anhang erfolgt, wenn im strukturierten Teil der E-Rechnung ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird. Bisher war dies bis 31. Dezember 2027 und nunmehr darüber hinaus bis zum 30. Juni 2030 zulässig.

Hinsichtlich der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stellt die Finanzverwaltung nochmals ausdrücklich klar, dass diese im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen.

Konkretisiert werden insbesondere die Anforderung an die Leistungsbeschreibung. Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls der Leistungsort müssen im strukturierten Teil so eindeutig angegeben sein, dass sich bereits daraus die übrigen Besteuerungsgrundlagen und damit die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestimmen lassen. Ein bloßer Verweis auf einen Vertrag oder auf „Leistungen laut Anlage“ genügt nicht. Details wie Stundennachweise dürfen hingegen in einen eingebetteten Anhang aufgenommen werden.

Bei Bauleistungen kann das derzeitige Kern-Modell der E-Rechnung bislang ebenfalls eine Abrechnung anhand des Leistungsverzeichnisses nicht im strukturierten Teil abbilden. Daher genügt es laut Finanzverwaltung, die einzelnen Gewerke einschließlich ihrer jeweiligen Summen im strukturierten Teil der E-Rechnung auszuweisen. Voraussetzung ist, dass eine eingebettete, menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung anhand des Leistungsverzeichnisses enthält und im strukturierten Teil eindeutig auf diese Anlage verwiesen wird. Daneben kann das Leistungsverzeichnis zusätzlich auch als strukturierte Datei (z. B. nach dem GAEB-Standard) übermittelt werden. Zivilrechtlich kann auch eine andere geeignete Methode zwischen den Vertragspartnern (z. B. Nutzung einer Extension, durch die das Leistungsverzeichnis im strukturierten Teil der Rechnung aufgeführt werden kann) vereinbart werden.

Um der gesetzlichen Anforderung auf Hinweis auf im vorausvereinbarte Entgeltminderungen nachzukommen, darf auf schriftlich vereinbarte Entgeltminderungen wie Boni, Skonti oder Rabatte in allgemeiner Form hingewiesen werden, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung nach Rechnungsausstellung, ist keine Berichtigung erforderlich.

Da das Kern-Datenmodell der E-Rechnung von Nettoentgelten zuzüglich Umsatzsteuer unter Beachtung der kaufmännischen Rundungsregeln ausgeht, kann es bei vereinbarten Bruttopreisen zu Rundungsdifferenzen kommen. Daher soll in diesen Fällen nicht das Standard-Datenmodell, sondern ein technisches Bruttopreismodell verwendet werden – wobei für XRechnung und ZUGFeRD derzeit noch keine Bruttopreis-Formate verfügbar sind. Daher ist es für bruttopreisbasierte E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, ausreichend, wenn im strukturierten Teil die Gesamtsummen je Steuersatz bzw. Steuerbefreiung und die Einzelpositionen in einer eingebetteten Anlage aufgeführt sind.

Besteht eine E-Rechnungspflicht, ist auch die Berichtigung in Form einer E-Rechnung vorzunehmen. Darüber hinaus gibt es bislang aber keine Vorschriften, ob diese Berichtigung in Form einer Stornierung mit neuer, korrekter Ausstellung oder in Form einer ersetzenden Berichtigung, einer kumulierenden Berichtigung oder in Form einer kaufmännischen Gutschrift erfolgen muss. Insofern sind alle diese Varianten bislang zulässig. Entscheidend ist, dass sich aus dem Gesamtbild aller Dokumente die zutreffenden Angaben eindeutig ergeben.

Im Massengeschäft und einer gemischten Kundenstruktur, also sowohl Unternehmens- als auch Privatkunden, genügt es, bei Vertragsbeginn oder -änderung abzuklären, ob der Kunde (kein) Unternehmer ist. Periodische Nachfragen während der Vertragslaufzeit sollen nicht erforderlich sein. Fraglich bleibt jedoch, ob dies auf wiederkehrende Leistungen (z. B. im Service-Geschäft eines Autohauses etc.) übertragbar ist.

Solange der leistende Unternehmer jedoch darüber hinaus keine Kenntnis von der Unternehmereigenschaft des Kunden hatte und dies auch bei Anwendung kaufmännischer Sorgfalt nicht erkennen konnte, wird ein Verstoß gegen die Ausstellungspflicht einer E-Rechnung nicht beanstandet.

Darüber hinaus soll es auch keine bußgeldbehaftete Ordnungswidrigkeit darstellen, wenn entgegen der Verpflichtung anstelle einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausgestellt wird.

Manche Bescheide über eine öffentlich-rechtliche Abgabe (insbesondere Gebühren, Beiträge oder Kostenersätze), können auch eine umsatzsteuerliche Rechnung darstellen, weil sie eine umsatzsteuerliche Lieferung oder sonstige Leistung zum Gegenstand haben. Laut Finanzverwaltung soll es hierbei technische Probleme geben, sodass es bis 30. Juni 2030 nicht beanstandet wird, wenn diese als sonstige Rechnung anstatt als E-Rechnung ausgestellt werden. Insoweit wäre dann auch ein Vorsteuerabzug aus diesen sonstigen Rechnungen zulässig.

Die neuen Hinweise geben an der einen oder anderen Stelle nützliche Hinweise. Die große Herausforderung bleibt aber trotzdem nach wie vor, die verbleibende Zeit bis zum 1. Januar 2027 zu nutzen, um die Rechnungssysteme und internen Prozesse auf die neuen Vorgaben auszurichten.